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경력증명서 마스터·9분·
경력증명서 한글 양식을 고르기 전에, 낼 곳이 서식을 지정해 두었는지부터 확인하십시오. 지정 서식이 있으면 내가 받아 둔 파일은 쓸 자리가 없어지고, 그 파일을 옛 직장에 보내 다시 채워 달라고 부탁하는 왕복이 한 번 더 붙습니다.
일반 경력증명서에는 법령이 붙여 둔 별지 서식이 없고 필수 항목의 개수를 정한 조항도 없습니다 · 국가기술자격 응시자격 심사 안내는 공단이 정한 서식을 쓰고 근무한 회사마다 1건씩 따로 작성하도록 합니다
왕복을 한 번 더 만드는 순서
- 마음에 드는 양식을 먼저 받아 회사에 보낸다
- 회사에서 받아 온 뒤에 접수 안내문을 처음 읽는다
- 지정 서식이 있는데 회사 자체 양식으로 채워 간다
- 회사가 둘인데 한 장에 두 곳을 몰아 적어 달라고 한다
- 서식의 빈칸을 회사가 알아서 채워 줄 것이라고 본다
한 번에 끝나는 순서
- 접수 안내문에서 첨부된 서식이 있는지부터 본다
- 안내문에 없으면 담당 창구에 서식 지정 여부를 묻는다
- 지정 서식이 있으면 그 파일을 그대로 회사에 보낸다
- 근무한 회사마다 한 장씩 따로 청구한다
- 내가 채울 칸과 회사가 확인해 줄 칸을 갈라 표시해 보낸다
양식을 고르는 권한이 나에게 있는 것처럼 보이지만
법이 서식을 비워 둔 자리를 제출처가 채워 왔습니다.
경력증명서는 회사가 자기 이름으로 내주는 사문서입니다. 근로기준법에도 그 아래 시행령·시행규칙에도 이 문서의 별지 서식은 붙어 있지 않고, 반드시 넣어야 할 항목의 개수를 정한 조항도 없습니다. 그러니 겉모습만 보면 어떤 파일을 쓰든 자유로워 보입니다.
그런데 실제로 서류가 오가는 자리에서는 그렇지 않습니다. 정해 준 사람이 없다는 말은 아무도 정하지 않는다는 뜻이 아니라, 받는 쪽이 정하게 된다는 뜻입니다. 심사를 하는 기관일수록 자기가 보기 편한 칸 구성을 만들어 두고 그 서식으로만 받습니다.
그래서 순서가 뒤집히면 손해를 봅니다. 양식을 먼저 받아 회사에 보내고 며칠 기다려 문서를 손에 쥔 다음에야 접수 안내문에 서식이 첨부되어 있는 것을 발견하면, 지금까지 걸린 시간이 통째로 다시 필요합니다. 옛 직장에 두 번 부탁하는 일은 첫 번째보다 훨씬 껄끄럽습니다.
정리하면 한글 파일을 어디서 받을지는 나중 문제입니다. 먼저 정할 것은 이 자리에 서식을 정해 둔 사람이 있는가이고, 이 물음에 답이 나오면 나머지는 자동으로 따라옵니다.
서식을 지정하는 자리는 대체로 정해져 있습니다
기록을 심사하는 쪽이 서식을 만듭니다.
어떤 자리에서 서식이 지정되는지는 미리 알아 둘 수 있습니다. 아래 표는 제출처의 성격에 따라 누가 서식을 정하는지를 갈라 둔 것입니다. 오른쪽 열이 내가 실제로 해야 할 일입니다.
| 내는 곳 | 서식을 정하는 쪽 | 내가 먼저 할 일 |
|---|---|---|
| 국가기술자격 응시자격 심사 | 공단이 정한 서식 | 안내에 붙은 서식을 받아 회사에 전달 |
| 공공기관 채용 | 공고가 정하는 경우가 있음 | 공고문의 첨부 파일 목록 확인 |
| 일반 기업 이직 절차 | 지정이 없는 경우가 많음 | 전 직장의 자체 양식으로 받아도 됨 |
| 사내 제출·내부 보관 | 회사 서식 | 따로 받을 것이 없음 |
| 이름만 같은 다른 제도 | 그 제도의 서식 | 회사가 아니라 해당 기관을 찾아야 함 |
첫째 줄에서 표현을 조심해야 합니다. 공단이 정한 서식이라고 적은 것은 그것이 기관이 만들어 쓰는 서식이기 때문입니다. 안내문에 실린 문구를 옮기다 보면 법이 정한 양식인 것처럼 적게 되는데, 법령의 별지 서식과는 성격이 다릅니다.
셋째 줄과 넷째 줄은 마음이 편한 자리입니다. 지정이 없으면 전 직장이 쓰던 양식을 그대로 받아도 되고, 그쪽에 양식이 없다면 내가 보내 준 파일로 채워 주기도 합니다. 이 경우에 무엇을 기준으로 고를지는 워드 양식을 다룬 글에서 이어집니다.
마지막 줄이 이 표에서 가장 사고가 잦은 곳이므로 다음 절에서 따로 봅니다.
이름이 같아도 같은 서류가 아닙니다
회사가 한글 파일에 적어 준다고 되는 문서가 아닌 것들이 있습니다.
경력증명서라는 이름을 쓰는 문서 중에는 다른 제도에서 나오는 것들이 섞여 있습니다. 이름이 같으니 같은 양식을 찾으면 될 것 같지만, 만드는 주체부터 다릅니다.
건설기술인의 경력을 증명하는 문서가 그렇습니다. 건설기술 진흥법 시행규칙에 별지 서식이 붙어 있고, 발급하는 곳도 회사가 아니라 경력을 관리하는 수탁기관입니다. 내가 한글 양식을 받아 전 직장에 채워 달라고 해도 그 심사에서는 쓰이지 않습니다.
공무원과 교육공무원의 경력을 증명하는 문서도 마찬가지입니다. 소속 기관이 발급하고 행정규칙에 별지 서식이 있습니다. 정부24에도 별도 민원으로 등록되어 있는데, 이 창구가 다루는 대상은 공무원과 교원, 공공기관 종사자와 그 퇴직자입니다. 일반 회사에 다닌 경력은 이 길로 나오지 않습니다.
그러니 심사 안내문에 적힌 문서 이름이 익숙하다고 해서 곧바로 양식을 찾지 마십시오. 발급하는 곳이 회사인지 기관인지를 먼저 확인하면, 며칠을 들여 엉뚱한 문서를 만드는 일을 피할 수 있습니다.
접수 안내문이나 공고문의 첨부 파일 목록에서 확인합니다. 목록에 없으면 담당 창구에 한 번 묻는 편이 확실합니다.
받아 주는 곳도 있지만 심사에서 서식을 못 박아 둔 자리에서는 다시 받아 오라는 답이 옵니다. 왕복 일정을 감수할 이유가 없습니다.
그 문서는 경력을 관리하는 수탁기관이 발급합니다. 회사에 요청할 대상이 아닙니다.
그 민원의 대상은 공무원과 교원, 공공기관 종사자와 그 퇴직자입니다. 일반 회사 경력은 전 직장에 직접 청구해야 합니다.
지정 서식을 받아 회사에 보내는 순서
내가 채울 칸과 회사가 확인해 줄 칸을 갈라 보내면 왕복이 줄어듭니다.
지정 서식은 대개 심사하는 쪽이 만든 것이라 회사 담당자에게는 낯선 파일입니다. 어디를 채워야 하는지 물어보는 회신이 한 번 오가면 며칠이 그냥 갑니다. 아래 순서는 그 왕복을 없애려고 짠 것입니다.
- 서식 확보접수 안내문에 붙어 있는 파일을 그대로 내려받습니다. 다시 만들거나 비슷한 것으로 대신하지 않습니다.
- 칸 나누기내가 아는 값과 회사만 아는 값을 갈라 표시합니다. 응시 종목이나 신청 정보는 내 몫이고, 근무 기간과 직위와 업무 내용은 회사 몫입니다.
- 회사별로 한 부씩근무한 회사가 여럿이면 회사 수만큼 파일을 복사해 각각 보냅니다. 한 장에 여러 곳을 몰아 적으면 어느 회사도 자기 이름으로 확인해 줄 수 없습니다.
- 필요한 항목 명시요청 메일에 어떤 줄이 필요한지 적습니다. 증명서에는 요구한 사항만 적히므로 적지 않으면 빈칸으로 옵니다.
- 도착본 대조받은 파일에서 회사 몫의 칸이 모두 채워졌는지, 제출처가 요구한 항목이 빠지지 않았는지 봅니다.
회사에 보내기 전 점검
둘째 단계가 이 절에서 가장 값어치 있는 부분입니다. 담당자는 우리 회사에서 있었던 일만 확인해 줄 수 있고, 그 밖의 칸은 채울 근거가 없습니다. 표시 없이 파일만 보내면 어디까지가 자기 몫인지 판단하느라 처리가 늦어집니다.
넷째 단계도 마찬가지입니다. 증명서에 적히는 항목은 내가 청구한 범위로 묶여 있어서, 담당업무를 적어 달라고 하지 않으면 그 줄이 비어 있는 문서가 옵니다. 심사에서 그 줄을 본다면 처음부터 밝혀야 합니다.
회사가 그 서식을 채워 주지 못한다고 할 때
채워 줄 수 없는 칸과 채워 주기 싫은 칸은 다릅니다.
낯선 서식을 받은 담당자가 난색을 표하는 경우가 있습니다. 이때 먼저 갈라야 할 것은 그 칸이 회사 기록에 없는 것인지, 아니면 손이 많이 가서 미루는 것인지입니다. 앞의 경우라면 다른 길을 찾아야 하고, 뒤의 경우라면 필요한 줄만 추려 다시 부탁하면 대개 풀립니다.
회사 기록에 없는 칸의 대표가 심사용 분류 항목입니다. 어떤 분야로 분류되는지, 어느 기준에 해당하는지 같은 칸은 심사하는 쪽의 기준이라 회사가 판단할 자리가 아닙니다. 그런 칸은 내가 안내문을 보고 채우고, 회사에는 근무 사실에 해당하는 줄만 부탁하는 편이 서로 빠릅니다.
회사가 이미 문을 닫았다면 이야기가 달라집니다. 서식이 아무리 잘 갖춰져 있어도 그 종이에 이름을 적어 줄 상대가 없습니다. 이때 남는 자료와 사라지는 정보가 무엇인지는 폐업을 다룬 글에서 갈라 두었습니다.
연락은 닿는데 회신이 없는 경우도 있습니다. 청구할 근거는 남아 있으므로 요청한 날짜가 남는 방식으로 다시 청구하는 것이 첫 단계이고, 그다음 절차는 발급을 거부당했을 때를 다룬 글에서 이어집니다.
자주 묻는 질문
경력증명서에 정해진 양식이 있나요?
일반 경력증명서에는 법령이 붙여 둔 별지 서식이 없습니다. 다만 심사를 하는 기관이 자기 서식을 지정해 두는 경우가 있어 접수 안내문을 먼저 봐야 합니다.
공단 서식이 법으로 정해진 양식인가요?
그 기관이 만들어 쓰는 서식입니다. 법령의 별지 서식과는 성격이 다르므로 안내문의 표현을 그대로 옮겨 쓰지 않는 편이 낫습니다.
회사가 여러 곳이면 한 장에 몰아 적어도 되나요?
각 회사는 자기 회사에서 있었던 일만 확인해 줄 수 있습니다. 근무한 회사마다 따로 받아야 합니다.
한글 파일을 열 프로그램이 없으면 어떻게 하나요?
제출처가 형식을 지정하지 않았다면 다른 형식으로 받아도 됩니다. 지정 서식이 한글 파일이라면 열람 도구로 내용을 확인한 뒤 회사에 그대로 전달하십시오.
빈칸이 있는 채로 와도 접수가 되나요?
심사에서 보는 줄이 비어 있으면 다시 요구받습니다. 청구할 때 필요한 항목을 밝혀야 그 줄이 채워집니다.
