프리랜서가 보내는 청구서

청구서 마스터·7분·2027.12.09

통장 금액이 적다고 청구서가 틀린 것은 아닙니다

같은 거래에서 청구한 숫자와 입금된 숫자가 다른 것은 정상입니다.

일을 끝내고 약속한 금액을 적어 보냈는데 며칠 뒤 통장에 찍힌 숫자가 그보다 작습니다. 처음 겪으면 금액을 잘못 적었나 싶어 청구서를 다시 열어 보게 됩니다. 그러나 대개 청구서에는 아무 문제가 없습니다.

차이가 나는 이유는 대가를 주는 쪽이 돈을 보내기 전에 세금 몫을 먼저 떼어 두기 때문입니다. 떼는 일은 받는 사람이 아니라 주는 사람이 하고, 뗀 금액은 받는 사람 대신 국가로 갑니다. 그러니 청구한 금액이 100이었다면 통장에는 그보다 적은 금액이, 국가 쪽에는 나머지가 나뉘어 들어간 셈입니다.

여기서 가장 먼저 정리해야 할 질문은 하나입니다. 그렇다면 청구서에는 어느 숫자를 적어야 하는가. 떼기 전 총액인지, 통장에 들어올 금액인지를 헷갈린 채 매번 다르게 적으면 나중에 그 거래가 얼마짜리였는지가 종이마다 달라집니다.

이 글은 그 한 가지 질문에 답하는 데 집중합니다. 세금을 어떻게 신고하고 정산하는지는 다른 종류의 이야기이고, 여기서는 종이 한 장에 무엇을 적어 두어야 나중에 헷갈리지 않는지만 다룹니다.

떼는 사람은 보내는 쪽입니다

받는 사람이 계산해서 덜 청구하는 구조가 아닙니다.

사업소득으로 대가를 지급하는 자는 그 소득에 대한 세금을 미리 떼어 대신 납부하도록 되어 있습니다. 흔히 3.3%라고 부르는 비율은 소득세 3%에 지방소득세 0.3%를 더한 값입니다. 지방소득세 몫은 지방세법이 정하는 특별징수분으로 함께 붙습니다.

이 구조에서 받는 사람이 할 일은 사실상 없습니다. 계산도 납부도 주는 쪽이 하고, 받는 사람은 결과만 통장에서 확인합니다. 그래서 청구서를 만들 때 스스로 3.3%를 계산해 빼 둘 이유가 없습니다.

오히려 미리 빼서 적으면 문제가 생깁니다. 주는 쪽은 청구서에 적힌 금액을 지급액으로 보고 거기서 다시 세금 몫을 뗍니다. 이미 뺀 금액을 적어 보내면 한 번 더 빠진 금액이 들어오게 됩니다.

떼인 금액의 성격도 알아 둘 필요가 있습니다. 그것은 확정된 세금이 아니라 미리 낸 세금입니다. 한 해의 소득이 모두 모인 다음 이듬해에 정산할 때 반영되므로, 그 시점에 어떻게 갈릴지는 사람마다 다릅니다.

사업자등록번호 칸이 비어 있는 사람은 무엇을 적나

누가 요구하는 돈인지가 종이에서 특정되어야 입금이 섭니다.

법인이나 개인사업자가 보내는 청구서에는 상호와 사업자등록번호가 들어갑니다. 받는 쪽은 그 번호로 상대를 특정하고 장부에 걸어 둡니다. 사업자등록이 없는 사람이 보내는 청구서에는 그 칸이 비어 있어, 특정하는 방법이 달라집니다.

이 자리에서 실무가 요구하는 것은 두 가지로 좁혀집니다. 하나는 요구하는 사람이 누구인지, 다른 하나는 그 돈을 어디로 넣는지입니다. 두 가지가 서로 어긋나지 않게 적혀 있어야 회계 담당자가 확인 절차를 추가로 밟지 않습니다.

아래 순서는 청구서를 처음 만들 때 채워 넣는 흐름입니다. 항목의 이름보다 순서가 중요합니다. 위에서 아래로 내려가면서 하나씩 채우면 빠지는 칸이 줄어듭니다.

1. 이름과 연락처를 사업자 칸 대신 채운다상호가 없으면 이름을 쓰고, 연락 가능한 번호와 메일 주소를 함께 둡니다. 확인 전화가 어디로 갈지가 정해져 있어야 합니다.
2. 무엇에 대한 대가인지를 한 줄로 적는다기간과 범위가 드러나게 적습니다. 일의 이름만 적으면 받는 쪽에서 어느 건인지 찾지 못합니다.
3. 금액은 떼기 전 총액으로 적는다여기에 3.3%를 미리 반영하지 않습니다. 계산은 지급하는 쪽에서 합니다.
4. 입금 계좌의 예금주를 청구인 이름과 맞춘다두 이름이 다르면 본인 확인이 붙고 그동안 입금이 멈춥니다. 부득이 다르다면 그 사정을 비고에 적어 둡니다.
5. 언제까지 넣어 달라는 날짜를 적는다날짜가 없으면 언제 밀린 것인지 스스로도 판단하기 어려워집니다.
6. 보낸 날짜와 문서번호를 남긴다같은 상대에게 여러 건을 청구하는 사이라면 이 두 가지가 나중에 대조의 열쇠가 됩니다.

넷째 단계가 이 자리에서 가장 자주 걸리는 칸입니다. 가족 명의 계좌나 예전에 쓰던 계좌를 적어 두는 경우가 있는데, 받는 쪽 회계는 청구한 사람과 받는 사람이 같은지를 확인하지 못하면 그대로 진행하지 않습니다.

덧붙여, 세금을 떼려면 지급하는 쪽에서 별도로 요구하는 정보가 있습니다. 그것은 청구서에 미리 적어 두는 종류의 정보가 아니라 요청을 받았을 때 따로 전달하는 정보이므로, 청구서 본문에 넣어 돌리지 않는 편이 낫습니다.

적은 금액과 받은 금액이 달라도 장부는 맞습니다

두 숫자의 차액이 어디로 갔는지가 설명되면 그 거래는 닫힙니다.

총액을 적고 그보다 적은 금액을 받으면 스스로의 기록이 어긋나는 것처럼 보입니다. 그러나 어긋난 것이 아니라 한 거래가 두 갈래로 나뉘어 처리된 것입니다. 한 갈래는 통장으로, 다른 갈래는 세금으로 갔습니다.

그래서 자기 쪽 기록에는 세 숫자를 함께 남겨 두는 편이 좋습니다. 청구한 총액, 떼인 금액, 실제로 들어온 금액입니다. 셋 가운데 둘만 남기면 나중에 어느 것이 총액이었는지 되짚기 어려워집니다.

특히 여러 곳에서 일하는 경우 이 기록이 없으면 한 해가 지난 뒤 곤란해집니다. 어느 거래처가 얼마를 떼었는지가 흩어져 있으면 한 해 전체의 소득이 얼마였는지를 스스로 세지 못합니다.

아래 표는 한 건의 거래가 세 자리에 어떻게 나뉘어 남는지를 정리한 것입니다. 오른쪽 칸을 보면 각 숫자를 누가 들고 있는지가 드러납니다.

표의 마지막 줄이 이 절의 요지입니다. 앞의 세 줄은 어딘가에 자동으로 남지만, 넷째 줄은 스스로 모아 두지 않으면 만들어지지 않습니다. 청구서를 건마다 남겨 두는 습관이 그 합계를 대신 만들어 줍니다.

반대로 청구서 없이 메시지로만 금액을 주고받으면 남는 것은 통장 입금 내역뿐입니다. 그 숫자만으로는 원래 얼마짜리 일이었는지가 복원되지 않습니다.

사업자등록을 한 뒤에는 종이가 달라집니다

같은 일을 해도 등록 여부에 따라 오가는 서류가 갈립니다.

같은 사람이 같은 일을 하더라도 사업자등록이 있는지 없는지에 따라 거래에 붙는 서류가 달라집니다. 등록이 없으면 대가를 주는 쪽이 세금을 떼고 보내는 방식으로 정리되고, 등록이 있으면 세금계산서라는 다른 종이가 오가는 방식으로 갑니다.

그래서 사업자등록을 한 직후에 혼선이 생기기 쉽습니다. 예전 방식대로 총액만 적어 보냈는데 상대는 세금계산서를 기다리고 있거나, 반대로 상대가 예전처럼 떼고 보내는 경우입니다. 어느 쪽이든 청구서 한 장으로 해결되지 않고 먼저 확인해야 합니다.

확인의 요령은 간단합니다. 이번 건을 어떤 소득으로 처리할 것인지 상대의 담당자에게 먼저 물어보고, 그 답을 청구서의 비고에 한 줄로 남기는 것입니다. 그렇게 해 두면 몇 달 뒤 숫자가 맞지 않을 때 어디서부터 갈렸는지를 찾을 수 있습니다.

청구서와 세금계산서가 어떻게 다른 종이인지는 따로 정리해 두었습니다. 여기서 기억할 것은 하나입니다. 청구서는 어느 쪽에서도 보낼 수 있는 종이이고, 세금계산서는 조건이 갖춰졌을 때 오가는 종이라는 것입니다.

떼인 돈은 사라진 돈이 아닙니다

미리 낸 세금이라는 성격을 알고 있으면 청구 금액을 낮출 이유가 없습니다.

떼이는 것이 아깝다는 이유로 청구 금액을 조정하려는 생각이 들 수 있습니다. 그러나 떼인 금액은 그 자리에서 확정된 세금이 아니라 미리 낸 세금이고, 한 해의 소득이 모두 모인 뒤에 정산에 반영됩니다.

그러니 청구서 단계에서 할 일은 일한 값을 그대로 적는 것뿐입니다. 총액을 낮춰 적으면 나중에 그 거래가 얼마짜리였는지를 증명할 근거까지 함께 낮아집니다.

이 구조가 익숙해지면 통장 숫자를 볼 때의 감각도 달라집니다. 들어온 금액은 그 거래의 값이 아니라 그 거래에서 통장까지 온 몫일 뿐입니다. 거래의 값은 청구서에 적힌 숫자입니다.

정리하면 이렇습니다. 청구서는 얼마짜리 일이었는지를 말하는 종이이고, 통장은 그 가운데 얼마가 내게 왔는지를 보여 주는 기록입니다. 두 숫자가 다른 것은 문제가 아니라 이 구조의 결과입니다.

한 가지만 덧붙이면, 여기서 다룬 것은 청구서에 무엇을 적을 것인가까지입니다. 한 해가 지난 뒤의 정산은 성격이 다른 문제이고 사람마다 사정이 달라, 그 대목은 이 글이 답하지 않습니다.

자주 묻는 질문