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신청서 마스터·7분·
양식을 고르기 전에 이 신청에 쓸 서식이 정해져 있는지부터 가르십시오. 정해져 있으면 고를 것이 없고, 정해져 있지 않으면 그때부터 어떤 칸을 갖춘 것을 쓸지가 문제가 됩니다.
민원 처리에 관한 법률 제8조는 민원의 신청을 전자문서를 포함한 문서로 하도록 정하면서 기타민원만 구술이나 전화로 할 수 있게 하고 있습니다 · 무엇을 갖춰야 하는지는 받는 쪽이 미리 밝혀 두게 되어 있어 서식의 유무도 대개 그 안내에 나옵니다
양식부터 내려받을 때
- 이름이 비슷한 양식을 골라 채운다
- 칸이 많은 쪽이 안전해 보인다
- 우리 회사 상황에 맞게 칸을 고친다
- 붙임은 다 채운 뒤에 생각한다
- 다 만들고 나서 어디로 낼지 알아본다
안내를 먼저 볼 때
- 쓸 서식이 정해져 있는지부터 확인한다
- 정해져 있으면 그것을 그대로 쓴다
- 정해져 있지 않으면 갖출 목록에 맞춰 고른다
- 붙임이 먼저 정해져 칸이 따라온다
- 낼 곳이 정해진 뒤에 만들기 시작한다
양식을 고르는 문제가 아닌 경우가 있습니다
쓸 서식이 정해져 있으면 고를 여지 자체가 없습니다.
무언가를 기관에 내야 할 때 양식을 찾는 것부터 시작하는 것이 자연스럽습니다. 검색해 보면 이름이 비슷한 파일이 여럿 나오고, 그중 칸이 잘 잡힌 것을 골라 채우면 될 것 같습니다.
그런데 이 방식이 통하지 않는 경우가 있습니다. 그 신청에 쓸 서식이 따로 정해져 있는 경우입니다. 이때는 어떤 양식이 잘 만들어졌는지가 문제가 아니라 정해진 것을 썼는지가 문제가 됩니다.
반대로 정해진 것이 없는 신청도 많습니다. 그런 자리에서는 회사가 쓰던 것을 그대로 써도 되고 새로 만들어도 됩니다. 이름이 무엇이든 안에 들어갈 것이 들어가 있으면 됩니다.
그러니 첫 물음은 언제나 같습니다. 이번 신청은 어느 쪽인가. 이 물음을 건너뛰고 양식부터 고르면 잘 만든 파일을 다 채워 놓고 다시 시작하는 일이 생깁니다.
그래도 문서는 있어야 합니다
말로 해도 되는 자리는 따로 정해져 있고 좁습니다.
서식이 정해져 있지 않다고 해서 아무 형태로나 해도 된다는 뜻은 아닙니다. 문서라는 요건 자체는 남아 있고, 그것이 양식이 필요한 이유입니다.
민원의 신청은 문서(「전자정부법」 제2조제7호에 따른 전자문서를 포함한다. 이하 같다)로 하여야 한다. 다만, 기타민원은 구술(口述) 또는 전화로 할 수 있다.
민원 처리에 관한 법률 제8조(민원의 신청)
앞부분이 원칙이고 단서가 좁게 열려 있습니다. 말이나 전화로 할 수 있는 것은 성격이 다른 쪽으로 한정되어 있어서, 무언가를 구하는 신청을 창구에서 말로 이야기해 두는 것으로 갈음할 수는 없습니다.
괄호 안도 함께 보십시오. 문서에는 전자적인 형태의 것이 들어갑니다. 그래서 종이로 만들지 화면으로 올릴지는 이 요건과 무관하고, 파일을 어떤 프로그램으로 만들었는지도 마찬가지입니다.
정리하면 양식이 필요한 이유는 보기 좋게 만들기 위해서가 아닙니다. 문서라는 형태를 갖추면서 갖출 것이 빠지지 않게 하기 위해서입니다. 이 목적에서 보면 좋은 양식의 기준도 달라집니다.
정해져 있는 쪽과 그렇지 않은 쪽
어느 쪽인지에 따라 확인할 것이 완전히 달라집니다.
두 경우를 나란히 놓으면 무엇을 해야 하는지가 분명해집니다. 아래 표는 각각에서 어디를 봐야 하고 무엇이 위험한지를 정리한 것입니다.
지금 준비 중인 신청이 어느 쪽인지 모르겠다면 오른쪽 칸부터 읽어 보십시오. 정해진 것이 없는 경우의 확인 방법이 더 일반적이기 때문입니다.
| 쓸 서식이 정해진 신청 | 정해지지 않은 신청 | |
|---|---|---|
| 어디를 보나 | 밝혀 둔 안내에 서식이 함께 있음 | 갖출 것의 목록만 있음 |
| 고를 여지 | 없음 | 있음 |
| 위험한 자리 | 비슷한 다른 양식을 씀 | 목록의 항목이 들어갈 칸이 없음 |
| 칸을 고쳐도 되나 | 고치지 않는 것이 안전 | 회사 사정에 맞춰도 됨 |
| 문서의 이름 | 정해진 이름 그대로 | 이름보다 내용 |
왼쪽 칸에서 가장 흔한 사고가 셋째 줄입니다. 이름이 거의 같고 칸도 비슷한 다른 양식을 쓰는 것인데, 채우는 동안에는 아무 이상이 없어 보입니다.
오른쪽 칸의 셋째 줄도 같은 무게로 자주 걸립니다. 양식은 잘 만들어져 있는데 이번 신청에서 갖춰야 할 항목이 들어갈 자리가 없는 경우입니다. 이때는 비고란에 밀어 넣지 말고 줄을 하나 만드십시오.
맨 아래 줄이 오른쪽에서 갖는 뜻도 짚어 둘 만합니다. 정해진 것이 없는 자리에서는 문서의 이름이 신청서든 요청서든 그 자체로 갈리지 않습니다. 안에 들어갈 것이 들어가 있는지를 봅니다.
고르기 전에 밟는 순서
파일을 열기 전에 끝내 두면 다시 만드는 일이 없어집니다.
여섯 걸음이지만 실제로 무게가 실리는 것은 앞의 둘입니다. 거기서 갈리고 나면 나머지는 맞춰 보는 일에 가깝습니다.
- 이 신청의 안내를 찾는다무엇을 갖춰야 하는지를 밝혀 둔 자리에 서식의 유무도 함께 나오는 경우가 많습니다.
- 서식이 정해져 있는지 가른다정해져 있으면 그것을 받아 쓰고 이 순서는 여기서 끝납니다.
- 갖출 것의 목록을 옮겨 적는다정해진 것이 없다면 목록을 먼저 종이에 적습니다.
- 목록을 덮는 양식을 고른다칸의 개수가 아니라 목록의 항목이 들어갈 자리가 있는지로 봅니다.
- 비는 항목의 줄을 만든다여백에 끼워 넣는 대신 항목이 놓일 줄을 본문에 새로 넣습니다.
- 회사 양식으로 굳혀 둔다같은 신청을 되풀이한다면 고친 파일에 판 번호를 붙여 그것만 쓰게 합니다.
둘째 단계에서 갈리면 그 뒤가 아주 짧아집니다. 반대로 이 단계를 건너뛰면 넷째와 다섯째에 공들인 것이 통째로 헛일이 될 수 있습니다.
마지막 단계는 여러 번 내는 회사에만 해당합니다. 한 번 손봐 둔 파일과 예전 파일이 같은 폴더에 남아 있으면 다음 사람이 예전 것을 엽니다. 판 번호를 문서 아래쪽에 작게 넣어 두는 것으로 충분합니다.
칸을 채우는 일 가운데 마지막까지 남는 것이 사유를 적는 자리인데, 그 자리는 따로 정리해 두었습니다.
파일의 형태를 두고 고민할 필요는 적습니다
프로그램의 종류로 갈리는 요건은 확인되지 않습니다.
내려받은 파일이 어느 프로그램의 것인지를 두고 망설이는 경우가 있습니다. 회사에서 쓰는 것과 다르면 그것만으로 문제가 되지 않을까 하는 걱정입니다. 앞에서 본 대로 요건은 문서인지 여부이고 전자적인 형태의 것도 함께 들어갑니다.
그러니 파일을 어떻게 만들었는지보다 내는 방법 쪽을 확인하시는 편이 낫습니다. 창구에 종이로 내는 경우와 화면으로 올리는 경우에 받는 쪽이 요구하는 형태가 다를 수 있고, 그 요구는 안내에 적혀 있습니다.
회사 이름으로 내는 경우에도 마찬가지입니다. 대표자 이름과 회사 이름을 어떻게 적을지, 도장을 어디에 찍을지는 양식마다 자리가 조금씩 다릅니다. 정해진 서식이 있다면 그 자리를 그대로 쓰고, 없다면 회사가 늘 쓰던 방식으로 두시면 됩니다.
덧붙여 두자면 양식을 여럿 받아 두는 것 자체는 나쁘지 않습니다. 다만 그중 어느 것을 쓸지는 목록이 정해진 뒤에 고르십시오. 순서만 지키면 여러 벌이 있는 것이 오히려 편합니다.
요건은 문서인지 여부이고 전자적인 형태의 것도 포함됩니다. 다만 받는 쪽이 형태를 정해 두었다면 그 안내를 따르십시오.
무엇을 갖춰야 하는지를 밝혀 둔 안내에 함께 나오는 경우가 많습니다. 그 안내를 먼저 보십시오.
정해진 서식이라면 고치지 않는 편이 안전하고, 정해진 것이 없다면 회사 사정에 맞춰 고쳐도 됩니다.
자주 묻는 질문
신청서에 정해진 서식이 있나요?
신청마다 다릅니다. 정해진 것이 있는 신청도 있고 없는 신청도 있어, 갖출 것을 밝혀 둔 안내에서 먼저 확인하셔야 합니다.
정해진 것이 없으면 어떤 양식을 골라야 하나요?
칸의 개수가 아니라 이번 신청에서 갖춰야 할 항목이 들어갈 자리가 있는지로 고르십시오. 자리가 없으면 줄을 만드시면 됩니다.
말로 신청해도 되나요?
민원의 신청은 전자문서를 포함한 문서로 하도록 되어 있고, 구술이나 전화로 할 수 있는 것은 기타민원에 한정되어 있습니다.
문서의 이름이 요청서여도 되나요?
정해진 서식이 있다면 그 이름을 그대로 쓰십시오. 정해진 것이 없다면 이름보다 안에 들어갈 것이 들어가 있는지를 봅니다.
비고란에 적어 넣으면 안 되나요?
이번에는 통과하더라도 다음 사람이 같은 자리를 또 비웁니다. 줄을 만들어 두시면 그 자리가 남습니다.
같은 신청을 자주 하는데 매번 양식을 받아야 하나요?
한 번 손봐 둔 파일에 판 번호와 날짜를 붙이고 그것만 쓰게 하십시오. 두 벌이 남아 있으면 예전 것이 다시 열립니다.
