신청서 신청 사유를 쓰는 법

신청서 마스터·8분·2029.04.01

이 칸에서 막히는 이유

무엇을 써야 할지 몰라서가 아니라 무엇으로 읽힐지를 모르기 때문입니다.

다른 칸은 채우기 쉽습니다. 이름과 주소와 날짜는 정답이 하나뿐이라 고민할 것이 없습니다. 그런데 사유를 적는 칸에 오면 손이 멈춥니다. 여기만 정답이 정해져 있지 않은 것처럼 보이기 때문입니다.

그래서 대개 두 방향 가운데 하나로 갑니다. 하나는 사정을 길게 풀어 쓰는 것이고 다른 하나는 한 줄로 짧게 끝내는 것입니다. 앞쪽은 읽는 쪽이 쓸 자리가 없는 말로 가득 차고, 뒤쪽은 확인할 것이 아무것도 없습니다.

빠져나오는 길은 이 칸을 다르게 보는 데 있습니다. 여기는 우리 사정을 전하는 자리가 아니라, 이 신청이 어떤 근거에 기대고 있으며 그 근거가 요구하는 조건이 우리에게 갖춰져 있다는 것을 보이는 자리입니다.

그렇게 보면 정답이 정해져 있지 않다는 느낌도 사라집니다. 무엇을 써야 하는지가 근거 쪽에 이미 적혀 있기 때문입니다. 우리가 할 일은 그것을 찾아 우리 사실을 하나씩 붙이는 것뿐입니다.

읽는 쪽이 실제로 하는 일

판단은 조건을 하나씩 대조하는 방식으로 이뤄집니다.

받는 쪽에서 이 문서를 처리하는 장면을 그려 보면 이해가 빠릅니다. 그 사람 앞에는 근거가 되는 규정과 우리가 낸 문서가 함께 놓여 있습니다. 규정에는 어떤 경우에 무엇을 해 준다는 조건이 적혀 있습니다.

그 사람이 하는 일은 조건을 하나씩 짚으면서 우리 문서에서 그것에 해당하는 사실을 찾는 것입니다. 찾으면 넘어가고 못 찾으면 멈춥니다. 멈춘 자리가 더 채워 달라는 요구가 되거나 받아들이지 않는 이유가 됩니다.

이 장면에서 우리가 쓴 사정 이야기는 갈 곳이 없습니다. 딱한 사정이 조건에 해당하는 경우라면 그것은 이미 조건으로 적혀 있을 것이고, 조건에 없다면 아무리 자세히 써도 붙일 자리가 없습니다.

그러니 사유 칸을 채우기 전에 근거를 먼저 펴 두시는 편이 낫습니다. 조건을 옮겨 적고 그 아래에 우리 사실을 붙이면, 쓰는 사람과 읽는 사람이 같은 순서로 문서를 지나가게 됩니다.

맨 아래 줄이 자주 빠집니다. 조건이 갖춰졌다는 것만 쓰고 걸리는 것이 없다는 쪽은 적지 않는 것입니다. 배제 사유가 규정에 있다면 그것에 해당하지 않는다는 문장도 한 줄 있어야 대조가 끝납니다.

오른쪽 칸을 채우다 보면 어느 서류가 아직 없는지도 함께 드러납니다. 사유를 쓰는 일과 붙임을 갖추는 일이 사실은 같은 일이라는 것이 여기서 보입니다.

실제로 적는 순서

문장을 짓기 전에 조건을 줄로 늘어놓는 것이 먼저입니다.

아래 순서대로 하면 대개 한 번에 끝납니다. 처음 두 단계에 시간이 들고 나머지는 옮겨 적는 일에 가깝습니다.

1. 근거를 찾아 조건을 줄로 나눈다이 신청이 어느 규정에 기대고 있는지 확인하고 그 규정이 요구하는 조건을 한 줄씩 나눠 적습니다.
2. 조건마다 우리 사실을 붙인다각 줄 아래에 우리 쪽 사실을 적고 그것이 어느 서류로 확인되는지 표시합니다.
3. 붙지 않는 줄을 표시한다사실이 없거나 서류가 없는 줄에 표시를 해 둡니다. 이 줄이 이번 준비의 남은 일입니다.
4. 배제 사유를 훑는다규정에 걸리는 경우가 적혀 있다면 해당하지 않는다는 문장을 한 줄 넣습니다.
5. 순서대로 문장으로 옮긴다조건의 순서 그대로 옮겨 적습니다. 읽는 쪽이 지나가는 순서와 같아집니다.
6. 사정은 따로 한 문단으로 뺀다꼭 알려야 할 사정이 있다면 조건 대조가 끝난 뒤에 짧게 붙입니다.

마지막 단계가 이 순서의 요령입니다. 사정을 아예 쓰지 말라는 것이 아니라 조건 대조와 섞지 말라는 것입니다. 섞이면 어느 문장이 조건에 붙는 것인지 읽는 쪽에서 가려내야 합니다.

셋째 단계에서 표시된 줄이 여럿이라면 아직 낼 때가 아닐 수 있습니다. 그대로 내면 그 줄들이 그대로 되돌아옵니다. 무엇이 되돌아오는지는 따로 정리해 두었습니다.

내고 나서도 손댈 수 있는 여지가 있습니다

판단이 나기 전이라면 바꾸거나 거두어들일 수 있습니다.

낸 뒤에 빠뜨린 것이 떠오르거나 사정이 달라지는 일이 있습니다. 이미 손을 떠났으니 어쩔 수 없다고 여기기 쉬운데, 그렇지 않습니다.

신청인은 처분이 있기 전에는 그 신청의 내용을 보완·변경하거나 취하할 수 있다. 다만, 다른 법령등에 특별한 규정이 있거나 그 신청의 성질상 보완·변경하거나 취하할 수 없는 경우에는 그러하지 아니하다.

행정절차법 제17조 제8항(처분의 신청)

세 가지가 함께 열려 있습니다. 내용을 더 채우는 것, 바꾸는 것, 그리고 거두어들이는 것입니다. 기준이 되는 시점은 처분이 있기 전이라는 것입니다.

단서도 함께 보셔야 합니다. 다른 규정에 특별한 정함이 있거나 그 신청의 성질상 그럴 수 없는 경우는 예외로 두었습니다. 그러니 이 조문만 믿고 언제든 되돌릴 수 있다고 여기지는 마십시오.

실무에서 이 여지가 가장 요긴한 때는 조건 하나가 아직 안 갖춰진 채로 기한 때문에 먼저 낸 경우입니다. 뒤늦게 갖춰진 서류를 보태는 길이 여기 있습니다. 다만 무엇을 보태는지 문서로 남겨 두셔야 나중에 그 시점이 확인됩니다.

자주 헷갈리는 지점

이 칸을 다른 문서의 감각으로 채우면 방향이 어긋납니다.

가장 흔한 것이 해명하는 문서의 감각을 가져오는 경우입니다. 회사 안에서 무슨 일이 생겼을 때 쓰는 문서는 이미 벌어진 일을 설명하고 앞으로 어떻게 하겠다고 적습니다. 그 방향이 몸에 배어 있으면 여기에도 같은 말투가 나옵니다.

두 문서는 시선이 반대입니다. 하나는 지나간 일을 두고 그 사정을 밝히는 것이고, 다른 하나는 앞으로 있을 판단을 두고 조건이 맞는다는 것을 보이는 것입니다. 반성이나 다짐 같은 말이 이 칸에 들어오면 붙을 자리가 없습니다.

둘째는 분량입니다. 길게 쓰면 성의가 보인다고 여기기 쉬운데, 조건마다 한두 줄씩 붙는 구조에서는 길이가 늘어날수록 대조가 어려워집니다. 조건이 넷이면 네 덩어리로 끝나는 것이 자연스럽습니다.

셋째는 다른 사람의 문장을 그대로 가져오는 것입니다. 같은 이름의 신청이라도 기대는 근거가 다르면 조건이 다릅니다. 남의 문장에서 가져올 것은 표현이지 조건이 아닙니다.

자주 묻는 질문