재직증명서 발급은 법적 의무다

재직증명서는 회사가 호의로 발급해 주는 서류가 아닙니다. 근로기준법 제39조는 사용자에게 근로자가 청구하는 증명서를 "사실대로 적어 즉시 내주어야 한다"고 규정하고 있습니다. 법률 용어로는 "사용증명서"라고 표현하며, 실무에서는 재직증명서, 경력증명서 등의 이름으로 사용됩니다.

근로기준법 제39조 제1항의 원문은 다음과 같습니다. "사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다." 같은 조 제2항은 "증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다"고 규정하고 있습니다.

이 규정에서 확인할 수 있는 핵심 사항은 세 가지입니다. 첫째, 퇴직 후에도 발급 의무가 있습니다. 둘째, 근로자가 요구한 사항만 기재해야 합니다. 셋째, "즉시" 내주어야 합니다.

재직증명서 발급 의무의 대상이 되는 근로자 범위

근로기준법 시행령 제19조는 사용증명서를 청구할 수 있는 자를 "계속하여 30일 이상 근무한 근로자"로 정하고 있습니다. 또한 청구할 수 있는 기한은 "퇴직 후 3년 이내"로 한정하고 있습니다.

따라서 재직증명서 발급 의무가 적용되는 범위는 다음과 같습니다. 계속 30일 이상 근무한 재직 중인 근로자가 청구하면 발급해야 합니다. 퇴직한 근로자가 퇴직 후 3년 이내에 청구해도 발급해야 합니다. 반면, 30일 미만 근무한 근로자이거나 퇴직 후 3년이 경과한 경우에는 발급을 거부해도 근로기준법 위반에 해당하지 않습니다.

재직증명서에 기재해야 하는 항목과 기재하면 안 되는 항목

근로기준법 제39조가 정하는 기재 가능 항목은 사용 기간(재직 기간), 업무 종류, 지위(직급/직책), 임금, 그 밖에 필요한 사항입니다. 다만 같은 조 제2항에 따라 근로자가 요구한 사항만 적어야 합니다.

예를 들어 근로자가 재직 기간과 직위만 기재된 재직증명서를 요청했는데, 사용자가 임금이나 퇴사 사유까지 기재하면 이는 법 위반에 해당할 수 있습니다. 근로자가 원하지 않는 정보를 임의로 추가하는 것은 허용되지 않습니다.

반대로 근로자가 요구한 사항을 누락하거나 사실과 다르게 기재하는 것도 위반입니다. 재직증명서는 "사실대로" 기재해야 하며, 허위 기재는 근로기준법 위반뿐 아니라 사문서위조의 문제로 이어질 수 있습니다.

"즉시"라는 표현의 실무적 의미

근로기준법 제39조에서 "즉시 내주어야 한다"는 문언의 실무적 의미는, 합리적인 사유 없이 지연해서는 안 된다는 것입니다. 법에서 구체적인 일수를 명시하고 있지는 않지만, 근로감독관집무규정에 따르면 사용증명서 발급 위반이 확인된 경우 7일 이내의 시정 기간을 부여하고, 시정하면 종결 처리합니다.

실무에서는 요청 후 3~5영업일 이내에 발급하는 것이 일반적이며, 특별한 사유 없이 2주 이상 지연하면 근로자가 노동청에 진정을 제기할 수 있습니다.

본 콘텐츠는 근로기준법 제39조, 동법 시행령 제19조, 제116조 제2항을 바탕으로 작성되었습니다. 사업장별 구체적인 적용은 관할 지방고용노동관서 또는 노무사를 통해 확인하시기 바랍니다.

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