제출 전 확인할 재직증명서 체크리스트 10
재직증명서 마스터·8분·
이 열 줄은 법정 항목 목록이 아니라 실무 점검표입니다. 재직증명서에는 법으로 정해진 서식도, 반드시 적어야 하는 항목의 개수도 없습니다. 아래 목록은 되돌아온 문서에서 반복해 나오는 자리를 모은 것입니다.
재직증명서에 법정 서식·필수 항목 수 규정 없음 · 기재 범위는 근로기준법 제39조 제2항이 정한 근로자가 요구한 사항 · 발급일 기준 인정 범위는 제출처 정책
필수 항목 열 개라는 목록은 없다
법이 정한 것은 서식이 아니라 적을 수 있는 범위입니다.
점검표를 보기 전에 성격부터 분명히 해 두어야 합니다. 재직증명서에는 법으로 정해진 별지 서식이 없고, 무엇을 몇 개 적어야 한다는 규정도 없습니다. 필수 항목이 몇 개라는 설명을 어딘가에서 보았다면 그것은 법령에서 나온 숫자가 아닙니다.
법이 정하고 있는 것은 두 가지 방향뿐입니다. 청구가 있으면 사실대로 적은 증명서를 내주라는 것, 그리고 근로자가 요구한 사항만 적으라는 것입니다. 어떤 칸을 만들고 어떤 순서로 배치할지는 회사가 정합니다.
그러면 무엇을 적어야 하는지는 어디에서 정해지느냐가 남습니다. 답은 제출처입니다. 대출 심사와 보육 기관과 출입국 관련 절차가 각각 다른 항목을 보고, 그 요구가 곧 그 문서의 필수 항목이 됩니다.
아래 열 줄은 그래서 법정 목록이 아니라 자주 걸리는 자리의 목록입니다. 제출처가 준 요구 목록을 대신하지 않으며, 그 목록을 확인한 다음에 한 번 더 훑어보는 용도로 쓰는 것이 맞습니다.
제출 전에 훑는 열 줄
앞의 다섯은 문서 안에서, 뒤의 다섯은 문서 밖과 맞춰 보는 항목입니다.
순서에 의미가 있습니다. 문서만 보고 판단할 수 있는 것을 먼저 두고, 다른 자료를 꺼내야 확인되는 것을 뒤에 두었습니다. 앞의 다섯 줄은 봉투를 닫기 전에 자리에서 끝낼 수 있습니다.
제출 전 열 줄
일곱째 줄이 목록에 들어간 것을 의아하게 여기는 경우가 있습니다. 항목이 많으면 좋은 것 아니냐는 감각 때문인데, 근로기준법 제39조 제2항은 요구한 사항만 적도록 정하고 있어 넘치는 쪽도 점검 대상입니다.
열째 줄은 혼자서는 확인할 수 없습니다. 함께 낼 서류를 모두 펼쳐 놓아야 하는 항목이라 마지막에 두었고, 실제로 이 줄에서 걸리는 문제가 가장 손이 많이 갑니다.
문서 안에서 끝나는 다섯 줄
다른 자료 없이 그 자리에서 판단할 수 있는 항목들입니다.
앞의 다섯 줄이 왜 자주 걸리는지 이유가 각각 다릅니다. 아래 표의 가운데 칸이 그 줄이 확인해 주는 것이고 오른쪽이 걸렸을 때 벌어지는 일입니다.
| 점검하는 줄 | 그 줄이 확인해 주는 것 | 걸렸을 때 벌어지는 일 |
|---|---|---|
| 이름·생년월일 | 문서의 주인이 누구인지 | 신분증 대조 단계에서 확인 요청 |
| 회사 상호 | 발행 주체가 어느 법인인지 | 같은 회사인지 확인하는 절차가 붙음 |
| 재직기간 시작일 | 근속 기간을 셀 수 있는지 | 근속 개월 산정 불가로 보완 요청 |
| 재직 중 표기와 발급일 | 어느 시점의 상태인지 | 기준 시점 불명으로 재발급 요구 |
| 직위와 소속 | 어떤 자리에 있는지 | 심사 항목 미확인으로 보류 |
넷째 줄이 특히 자주 빠집니다. 재직 중이라는 표기만 있고 발급일이 없으면 그 문장이 어느 날짜를 기준으로 하는지 알 수 없어, 문서 전체가 시점 없는 진술이 되어 버립니다.
다섯째 줄은 회사 양식에 따라 아예 칸이 없는 경우가 많습니다. 직위 대신 부서만 적혀 있으면 자리에 관한 정보가 나오지 않으므로, 발급을 요청할 때 두 항목을 나눠 적어 달라고 하는 편이 확실합니다.
밖과 맞춰 봐야 하는 다섯 줄
다른 서류나 제출처 기준을 꺼내야 판단되는 항목들입니다.
뒤의 다섯 줄은 문서를 아무리 들여다봐도 답이 나오지 않습니다. 요구 목록, 발급일 기준, 함께 내는 서류가 있어야 판단이 되기 때문입니다.
| 점검하는 줄 | 무엇과 맞춰 보나 | 확인하는 방법 |
|---|---|---|
| 요구 항목이 다 있는가 | 제출처가 준 안내나 목록 | 안내문을 옆에 두고 항목별로 대조 |
| 요구되지 않은 항목이 있는가 | 요청할 때 적어 보낸 목록 | 문서의 항목 수와 목록 수를 비교 |
| 날인이 또렷한가 | 출력 상태 | 확대해 보거나 다시 출력해 비교 |
| 발급일이 범위 안인가 | 제출처가 정한 기준 | 접수처에 인정 범위를 직접 질문 |
| 다른 서류와 값이 같은가 | 함께 내는 서류 전체 | 상호와 기간을 나란히 놓고 대조 |
넷째 줄에서 많이 헤맵니다. 법에 유효기간 규정이 없어 정해진 답을 찾을 수 없고, 기관과 상품에 따라 다르므로 접수처에 묻는 것 외에 확인할 방법이 없습니다. 인터넷에서 본 기간을 기준으로 삼는 것이 가장 위험합니다.
다섯째 줄은 시간이 걸리지만 효과가 가장 큽니다. 상호를 줄여 쓴 표기 하나, 입사일 하루 차이 하나가 여기에서 걸리고, 이 자리에서 잡으면 창구에서 설명할 일이 없어집니다.
열 줄을 다 지켰는데도 되돌아온다면
남은 원인은 대개 문서가 아니라 접수 조건 쪽에 있습니다.
점검표를 통과했는데도 되돌아오는 경우가 있습니다. 이때는 문서를 다시 보는 대신 접수 조건을 확인하는 쪽으로 방향을 바꿔야 합니다.
가장 흔한 것이 지정 양식입니다. 제출처가 자기 서식을 두고 그 서식에만 있는 확인란을 채워 오라고 하는 경우인데, 회사 양식이 아무리 잘 갖춰져 있어도 그 칸이 없으면 접수가 되지 않습니다.
다음이 접수 형태입니다. 원본을 요구하는 곳과 스캔본을 받는 곳이 갈리고 같은 기관 안에서도 창구마다 다를 수 있어, 어느 쪽인지 물어보지 않으면 알 수 없습니다. 전자 접수를 하는 곳에서는 파일 형식이 정해져 있기도 합니다.
마지막이 서류 조합입니다. 재직증명서 한 장으로 끝나지 않고 다른 자료와 함께 봐야 판단되는 절차에서는, 문서가 완벽해도 짝이 되는 자료가 없으면 그대로 멈춥니다. 이 경우 보완해야 할 것은 재직증명서가 아닙니다.
그래서 점검표를 돌린 뒤에도 남는 질문 하나가 있습니다. 이 문서로 무엇을 확인하려는 것인지 접수처에 한 번 더 묻는 것이고, 그 답이 나머지 모든 판단의 기준이 됩니다.
자주 묻는 질문
재직증명서 필수 항목이 법으로 정해져 있나요?
정해져 있지 않습니다. 별지 서식도 없고 항목 수를 정한 조항도 없습니다.
그러면 무엇을 적어야 하나요?
제출처가 요구하는 항목이 기준이 됩니다. 요구 목록을 먼저 받아 그대로 요청하십시오.
항목을 넉넉히 넣어 두면 안전하지 않나요?
요구되지 않은 항목은 기재 범위를 넘습니다. 넘치는 쪽도 점검 대상입니다.
발급일 기준은 어디에서 확인하나요?
접수처에 직접 묻는 방법뿐입니다. 인정 범위를 정하는 조항 자체가 없어 창구마다 답이 갈립니다.
점검표를 통과했는데 반려되었습니다
지정 양식이나 접수 형태처럼 문서 밖의 조건일 가능성이 큽니다. 무엇이 확인되지 않았는지 물어보십시오.
열 줄을 매번 다 봐야 하나요?
앞의 다섯 줄은 수령 자리에서 몇 초면 끝납니다. 뒤의 다섯 줄만 제출 직전에 챙기면 충분합니다.
