법인 설립 초기 재직증명서 만들기

재직증명서 마스터·8분·2026.04.24

첫 요청은 생각보다 빨리 온다

사람을 뽑고 몇 주 만에 이 문서를 찾게 됩니다.

법인을 세우고 첫 직원이 출근하면 회사 안의 일이 밀려듭니다. 급여 계산과 보험 신고, 계약서 정리에 손이 가고 문서 양식은 뒤로 밀립니다. 그런데 직원 쪽 사정은 회사 일정과 따로 움직입니다.

새 직장에 자리를 잡으면 곧바로 서류가 필요해지는 일이 생깁니다. 살 곳을 옮기거나, 아이를 맡길 곳을 알아보거나, 통신·금융 절차를 밟는 자리에서 소속을 묻기 때문입니다. 출근한 지 몇 주 만에 요청이 들어오는 이유가 여기 있습니다.

이때 회사가 마주치는 질문이 둘입니다. 하나는 아직 근속이 짧은데 내주어야 하느냐이고, 다른 하나는 무슨 양식으로 어떻게 만드느냐입니다. 두 질문의 성격이 달라서 따로 풀어야 합니다.

앞의 질문은 의무의 문제이고 뒤의 질문은 준비의 문제입니다. 앞을 몰라서 뒤를 미루는 경우가 많은데, 실제로는 앞의 답이 간단해서 뒤에 시간을 쓰는 편이 낫습니다.

30일이라는 선이 무엇을 가르나

의무가 생기는 선이지 발행이 열리는 선이 아닙니다.

법은 계속하여 30일 이상 일한 근로자가 요청하면 회사가 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주도록 정해 두었습니다. 요건과 조문의 짜임은 3년 기한을 함께 다룬 편에 있습니다. 이 선을 넘기면 회사에 응할 의무가 생기고, 응하지 않으면 과태료가 따라붙습니다.

그렇다면 아직 그 선에 이르지 못한 직원은 어떻게 될까요. 회사에 응할 의무가 생기지 않을 뿐입니다. 거절해도 과태료 대상이 되지 않지만, 반대로 내주면 안 된다는 조항도 없습니다. 선의 이쪽과 저쪽에서 달라지는 것은 회사가 반드시 해야 하느냐 하나뿐입니다.

이 구분을 놓치면 엉뚱한 결론으로 갑니다. 아직 한 달이 안 됐으니 서류가 나올 수 없다고 답하는 경우가 그렇습니다. 직원은 다른 자료를 찾아 헤매게 되고, 회사는 못 해 줄 것을 못 해 준다고 믿게 됩니다.

아래 세 줄이 이 선의 성격을 정리한 것입니다.

설립 초기에는 이 선의 안쪽에 있는 사람과 바깥에 있는 사람이 같은 사무실에 섞여 있습니다. 며칠 차이로 갈리기도 해서 사람마다 다르게 답하면 곧 불만이 생깁니다.

그래서 회사가 정할 것은 답이 아니라 방침입니다. 근속과 무관하게 요청이 오면 사실대로 적어 내준다고 정해 두면, 선이 어디인지 매번 따질 필요가 없어집니다.

근속 길이에 따라 실제로 무엇이 갈리나

회사 쪽 의무와 직원 쪽 선택지가 각각 움직입니다.

아래 표는 근속 구간별로 회사와 직원이 각각 어떤 자리에 놓이는지를 나란히 둔 것입니다. 특정 기관이 그 문서를 어떻게 볼지는 이 표 밖의 문제이고, 여기서는 문서를 만들고 받는 과정까지만 다룹니다.

셋째 줄과 넷째 줄을 넣은 이유는 설립 초기 회사에 이 두 형태가 많기 때문입니다. 수습이라서 또는 계약직이라서 다르게 취급해야 한다고 여기는 경우가 있는데, 이 문서에서는 그런 구분이 작동하지 않습니다. 각각의 세부는 수습과 계약직을 따로 다룬 편에 있습니다.

다섯째 줄은 사람이 자주 바뀌는 시기에 특히 자주 옵니다. 이미 정리된 직원의 요청이라도 3년 안이면 내주어야 하므로, 퇴사자 기록을 어떻게 남길지가 처음부터 문제가 됩니다.

첫 문서를 내기 전에 갖출 것

양식보다 먼저 정할 것이 몇 가지 있습니다.

법으로 정해 둔 서식이 없으니 양식은 무엇을 써도 됩니다. 오히려 시간을 들여야 하는 쪽은 그 양식에 채워 넣을 값들입니다. 아래 순서대로 정리해 두면 이후의 발행은 채워 넣는 일만 남습니다.

1. 회사 표기를 한 벌로 고정한다법인등기와 사업자등록증에 적힌 이름, 주소, 대표자 표기를 하나로 정해 문서 아래쪽에 넣습니다. 밖에서 부르는 이름과 등기된 이름이 다르면 나중에 설명할 거리가 생깁니다.
2. 날인 방식을 정한다회사 이름으로 발행했다는 표시를 어떻게 남길지 정합니다. 인장을 새로 마련하는 데 시간이 걸리므로 첫 요청을 받기 전에 준비해 두는 편이 낫습니다.
3. 적을 항목의 기본값을 정한다소속, 직위, 재직기간까지를 기본으로 두고 나머지는 요청이 있을 때만 넣습니다. 요구받지 않은 항목을 습관적으로 채우지 않도록 기본을 좁혀 둡니다.
4. 인사 기록의 시작일을 확정한다근로계약서의 시작일과 4대보험 취득일이 어긋나 있으면 문서마다 다른 날짜가 나갑니다. 어긋난 곳을 먼저 맞춥니다.
5. 발행 기록을 남길 자리를 만든다누구에게 언제 무슨 항목으로 몇 부를 냈는지 적어 둘 표를 하나 만듭니다. 인원이 늘기 전에 만들어야 습관이 붙습니다.

넷째 단계가 설립 초기에 가장 자주 어긋나는 자리입니다. 사람을 급하게 뽑다 보면 계약서 작성과 보험 신고 시점이 벌어지고, 그 차이가 그대로 문서에 실려 나갑니다. 직원이 다른 서류와 대조했을 때 날짜가 다르면 회사에 되묻게 됩니다.

다섯째 단계는 지금은 필요 없어 보이지만 뒤로 갈수록 값이 커집니다. 같은 사람에게 몇 달 간격으로 두 번 발행하면서 항목이 달라지면, 어느 쪽이 맞는지 확인할 근거가 기록밖에 없습니다.

시작일로 무엇을 적을 것인가

법인이 생긴 날과 사람이 들어온 날은 다릅니다.

설립 초기에만 생기는 혼란이 하나 있습니다. 회사가 만들어진 날과 직원이 일을 시작한 날이 거의 붙어 있어서 어느 쪽을 적어야 할지 헷갈리는 것입니다. 창업 멤버라면 두 날짜가 며칠 차이일 수도 있습니다.

이 문서의 기간 줄이 말하는 것은 그 사람이 이 회사에서 일해 온 구간입니다. 회사의 나이가 아니라 사람의 소속 기간이므로, 법인 설립일을 그대로 옮기면 실제와 어긋날 수 있습니다. 근로관계가 시작된 날을 적는 것이 원칙입니다.

그런데 그 날짜조차 여러 개일 수 있습니다. 계약서에 적은 날, 실제로 처음 출근한 날, 보험 자격을 취득한 날이 각각 다르게 남아 있는 경우가 흔합니다. 어느 것을 골라도 거짓은 아니지만, 한 번 고르면 그 뒤로는 같은 기준을 유지해야 합니다.

설립 전부터 준비를 함께한 사람이라면 더 까다로워집니다. 법인이 없던 기간은 이 회사와의 근로관계로 셀 수 없으므로, 그 시기를 기간 줄에 넣으면 사실과 달라집니다. 앞선 이력이 필요하다면 그것은 다른 문서가 맡을 몫입니다.

설립 초기에 자주 나오는 잘못된 답

규정이 없는 자리를 감각으로 메우면서 생깁니다.

첫째, 한 달이 지나야 발급된다고 답하는 경우입니다. 그 선은 회사가 반드시 해야 하는 지점을 가를 뿐이고, 그 전에 내주는 것을 막는 규정은 없습니다.

둘째, 직원이 적으니 문서 없이 말로 확인해 주면 된다고 여기는 경우입니다. 받는 쪽은 되짚어 확인할 종이를 원하는 것이므로 구두 확인으로 대신되지 않습니다.

셋째, 대표 개인 명의로 만들어 주는 경우입니다. 문서를 내는 이름은 법인이어야 하고, 개인 이름만 남으면 회사가 발행했다는 표시가 사라집니다.

넷째, 요청받지 않은 항목을 넣어 주는 경우입니다. 도움이 되리라 생각해 급여나 평가를 덧붙이면 요구 범위를 벗어난 기재가 되고, 법은 요구한 사항만 적도록 정해 두었습니다.

다섯째, 첫 문서를 만들어 놓고 그 파일을 계속 덮어쓰는 경우입니다. 이전 발행 내용이 사라져 나중에 무엇을 적었는지 확인할 수 없게 됩니다. 발행할 때마다 따로 남기는 편이 낫습니다.

자주 묻는 질문