재직증명서 여러 장이 필요할 때 요청법
재직증명서 마스터·8분·
매수는 낼 곳의 수만큼 세고, 용도가 다르면 용도란도 나눠 받습니다. 한 장을 복사해 여러 곳에 내는 방식은 사본을 받아 주는 곳에서만 통하므로, 처음부터 필요한 만큼 요청하는 편이 다시 발급받는 수고를 줄입니다.
재직증명서에 법정 서식이 없어 매수·유효기간을 정한 규정도 없음 · 사본 인정 여부와 발급일 기준은 제출처 정책 · 근로기준법 제39조 제2항 = 근로자가 요구한 사항만 기재
재직증명서 몇 장 부탁드립니다.
재직증명서 3부 요청드립니다. 은행 제출 1부, 어린이집 제출 1부, 본인 보관 1부입니다.
용도는 전부 같게 해 주세요.
은행용은 용도란에 ○○은행 제출용, 어린이집용은 ○○어린이집 제출용으로 나눠 주십시오.
나중에 쓸 것까지 넉넉히 주세요.
지금 필요한 3부만 받고, 추가로 필요해지면 그때 발급일 기준으로 다시 요청하겠습니다.
매수를 세는 단위
장수가 아니라 낼 곳의 수를 셉니다.
여러 장이 필요해지는 상황은 대개 낼 곳이 여럿일 때입니다. 대출 심사에 한 장, 보육 기관에 한 장, 회사 밖 절차에 한 장 하는 식이라 매수는 자연스럽게 제출처의 수를 따라갑니다.
여기에 보관용을 더할지는 선택입니다. 나중에 같은 절차가 또 생길 수 있어 한 장을 남겨 두는 분이 많은데, 남겨 둔 장의 쓸모는 발급일이 얼마나 지났는지에 달려 있습니다.
반대로 매수를 부풀리는 것은 이득이 없습니다. 회사가 발행한 문서는 그 자체로 개인정보가 담긴 종이라서, 쓰지 않고 굴러다니는 장이 많을수록 관리할 것이 늘어납니다.
요청서에 적을 때는 총 매수와 함께 각 장의 용도를 적는 것이 좋습니다. 담당자가 용도란을 어떻게 채울지 그 자리에서 정해지고, 나중에 왜 이렇게 나왔는지 되묻는 일이 사라집니다.
복사해서 쓰면 안 되나
사본을 받아 줄지는 제출처가 정합니다.
한 장을 받아 여러 장 복사해 내면 되지 않느냐는 물음이 자주 나옵니다. 법이 사본을 금지하고 있지는 않습니다. 다만 문서를 받는 쪽이 원본을 요구하면 사본은 그 자리에서 반려됩니다.
원본을 고집하는 이유는 직인 때문입니다. 인쇄된 직인과 실제로 찍힌 직인은 종이에서 다르게 보이고, 심사자는 그 차이를 확인의 근거로 씁니다. 복사본에서는 이 단서가 사라집니다.
전자 파일로 받는 절차라면 사정이 다릅니다. 파일을 여러 곳에 보내는 것은 복사와 성격이 달라, 같은 파일이 여러 번 쓰이더라도 원본성 논란이 잘 생기지 않습니다. 다만 용도란이 특정되어 있으면 다른 절차에는 맞지 않습니다.
정리하면 사본으로 될지는 제출처의 안내문에서 확인할 문제입니다. 확인이 어렵다면 원본으로 받아 두는 쪽이 안전하고, 그래서 매수를 미리 정해 요청하는 방식이 결국 빠릅니다.
한 번에 요청하는 순서
나눠 요청하면 발급일이 벌어집니다.
필요한 장을 따로따로 요청하면 발급일이 며칠씩 차이 나게 되고, 늦게 받은 장에 맞추다 보면 먼저 받은 장이 오래된 문서가 됩니다. 한 번에 정리해 요청하는 편이 결과적으로 손이 덜 갑니다.
- 낼 곳 목록 만들기어디에 몇 장을 내는지 적습니다. 이 목록이 그대로 매수가 됩니다.
- 용도별 문구 정하기장마다 용도란에 들어갈 기관명을 정합니다. 같은 문구로 묶을 장이 있으면 함께 표시합니다.
- 항목 구성 확인제출처마다 요구 항목이 다르면 장마다 다른 항목으로 받아야 하는지 확인합니다.
- 형태와 매수 적기인쇄본과 파일 중 무엇이 몇 부인지 나눠 적습니다.
- 한 통으로 요청위 내용을 한 번에 담아 보냅니다. 담당자가 한 차례에 처리할 수 있어 발급일이 하나로 맞춰집니다.
셋째 단계를 빠뜨리면 뒤늦게 한 장을 다시 받게 됩니다. 어떤 기관은 소속과 기간만 보고 어떤 기관은 담당 업무까지 요구하는데, 모든 장을 같은 구성으로 받아 두면 요구가 많은 쪽에서 걸립니다.
그렇다고 모든 장에 항목을 다 채우는 것은 피해야 합니다. 요청하지 않은 항목까지 넣으면 필요 없는 정보가 여러 곳으로 흩어지고, 회사 쪽에서도 요구 범위를 넘긴 기재가 됩니다.
용도란을 나누면 무엇이 달라지나
같은 내용이라도 용도가 다르면 다른 문서가 됩니다.
용도란이 특정된 문서는 그 절차 안에서만 온전히 쓰입니다. 아래 표는 매수를 어떻게 나누는 것이 실제로 통하는지를 정리한 것입니다.
| 요청 방식 | 받는 문서 | 판단 |
|---|---|---|
| 낼 곳마다 용도를 적어 3부 | 각 절차에 맞는 문서 3장 | 그대로 사용 |
| 용도를 비운 채 3부 | 어디에나 낼 수 있는 문서 3장 | 용도를 요구하는 곳에서 반려 |
| 용도를 한 곳으로 통일해 3부 | 쓸 수 있는 장은 사실상 1장 | 나머지는 다시 요청 |
| 1부 받아 복사 | 원본 1장과 사본 2장 | 원본을 요구하면 막힘 |
| 파일 1개로 여러 곳 | 같은 파일의 반복 제출 | 용도가 비어 있을 때만 |
셋째 줄이 가장 아깝습니다. 세 장을 받았는데 용도란이 모두 같은 기관으로 적혀 있으면, 다른 곳에 내려던 두 장은 쓰지 못하고 다시 요청하게 됩니다. 요청서에 매수만 적고 용도를 나누지 않았을 때 생깁니다.
둘째 줄은 상황에 따라 갈립니다. 용도를 묻지 않는 절차라면 비운 문서가 오히려 편하고, 용도란을 반드시 채워 오라는 기관도 있습니다. 안내문을 먼저 보는 이유가 여기에 있습니다.
회사 쪽에서 정리해 둘 것
여러 장을 한 번에 내주는 회사일수록 기록이 필요합니다.
발급하는 쪽에서는 매수가 늘어날수록 관리할 것이 늘어납니다. 누구에게 몇 장을 무슨 용도로 내줬는지 남겨 두지 않으면, 나중에 문서의 진위를 묻는 조회가 왔을 때 답할 근거가 없습니다.
기록을 남기는 방식은 회사가 정하면 됩니다. 발급대장을 따로 두는 곳도 있고 요청 메일과 발행 파일을 함께 보관하는 곳도 있는데, 어느 쪽이든 요청 시점과 매수, 용도가 남으면 충분합니다. 대장 운영을 다룬 글이 따로 있습니다.
매수 제한을 두는 것은 신중할 문제입니다. 한 사람당 몇 장까지라는 사내 기준을 세워 두면 관리가 편해 보이지만, 정당한 청구를 막는 방향으로 쓰이면 곤란해집니다. 제한이 아니라 확인 절차로 두는 편이 안전합니다.
여러 장을 발행하기 전 확인
남은 장을 나중에 써도 되나
법이 정한 기한은 없고 제출처의 기준이 있습니다.
보관해 둔 장을 몇 달 뒤에 쓸 수 있는지 묻는 분이 많습니다. 문서 자체에 정해진 기한은 없습니다. 재직증명서의 유효기간을 정해 둔 법 조항이 없기 때문입니다.
실제로 걸리는 것은 제출처의 기준입니다. 발급일로부터 얼마 안에 발행된 문서만 받는다는 안내를 두는 곳이 많고, 그 기준은 기관마다 다릅니다. 유효기간을 다룬 글에 이 구분을 자세히 적어 두었습니다.
재직 상태가 바뀌었다면 남은 장은 쓰지 않는 것이 맞습니다. 부서가 옮겨졌거나 직위가 바뀌었는데 옛 문서를 내면 내용이 현재와 어긋나고, 확인 절차에서 드러납니다.
그래서 보관용은 한 장이면 충분합니다. 여러 장을 쟁여 두는 것보다 필요할 때 다시 요청하는 편이 문서의 값과 현재 상태를 맞추는 데 유리합니다.
자주 묻는 질문
한 번에 몇 장까지 요청할 수 있나요?
법으로 정한 상한은 없습니다. 낼 곳의 수만큼 요청하고 사유를 적어 두면 대체로 그대로 처리됩니다.
장마다 발급일이 다르면 문제가 되나요?
같은 시점의 상태로 읽히지 않아 심사자가 되묻는 경우가 있습니다. 한 번에 요청해 날짜를 맞추십시오.
회사가 한 장만 준다고 합니다
청구 요건을 갖췄다면 필요한 매수를 밝혀 다시 요청할 수 있습니다. 용도를 함께 적으면 설득이 쉬워집니다.
파일로 받으면 매수 개념이 없나요?
출력해서 내는 절차라면 결국 용도별로 나뉩니다. 용도란이 채워진 파일은 다른 곳에 쓰기 어렵습니다.
보관용 한 장은 용도란을 어떻게 하나요?
비워 두거나 본인 보관용으로 적습니다. 나중에 낼 곳이 정해지면 그때 다시 받는 편이 안전합니다.
퇴사 예정인데 여러 장 미리 받아 둘 수 있나요?
재직 중에 받아 두는 것은 가능합니다. 다만 퇴직 후에는 재직 상태를 담은 문서가 현재와 어긋나므로 쓰임이 제한됩니다.
