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해촉증명서 마스터·8분·2028.02.09

양식을 구한다는 말이 여기서는 조금 다릅니다

정해진 서식이 없는 문서라서, 구해야 할 정답이 애초에 없습니다.

대부분의 증명서는 양식을 찾는 일이 곧 정답을 찾는 일입니다. 정해진 서식이 있고 그 서식대로 만들어야 통하기 때문입니다. 이 문서는 사정이 다릅니다. 규정된 서식이 없고, 무엇을 적어야 하는지를 정해 둔 조항도 없습니다.

그래서 여기저기서 내려받은 파일들이 서로 다르게 생겼습니다. 어떤 것은 표 한 장으로 끝나고 어떤 것은 회사 로고와 문서번호까지 붙어 있습니다. 어느 쪽도 틀린 것이 아닙니다. 확인해야 할 사실이 담겨 있으면 형태는 자유입니다.

그렇다면 무엇을 기준으로 고르면 될까요. 확인해 줄 회사가 손대기 쉬운 것, 그리고 받는 창구가 읽기 쉬운 것입니다. 이 둘을 만족하면 어떤 파일이든 쓸 수 있습니다.

이 성질을 알고 나면 검색의 방향이 바뀝니다. 정확한 서식을 찾아 헤매는 대신, 채워 보내기 좋은 초안을 하나 골라 자기 사정에 맞게 고치면 됩니다.

요청하는 사람이 초안을 만들게 되는 이유

만들어 줄 의무가 없는 회사는 서식을 갖춰 두지 않았습니다.

이 문서를 만드는 주체는 일을 맡겼던 회사입니다. 그런데 그 회사에는 이 문서를 내줄 의무가 없습니다. 의무가 없으니 준비도 없습니다. 인사 서류를 갖춘 곳이라도 근로자용 증명서만 정리해 두었을 뿐, 위촉 관계가 끝났다는 확인서까지 만들어 둔 곳은 드뭅니다.

그래서 요청하면 돌아오는 답이 대개 비슷합니다. 그런 양식이 없다는 것입니다. 담당자가 거절하려는 것이 아니라 실제로 없는 경우가 많습니다. 여기서 요청이 멈추면 몇 주가 흘러가고, 그동안 고지서는 예전 기준으로 계속 나옵니다.

이 지점을 넘는 가장 확실한 방법이 초안을 만들어 보내는 것입니다. 이름과 기간, 담당했던 업무처럼 요청하는 쪽이 이미 아는 내용을 채운 파일을 보내면서, 사실과 다른 곳이 있으면 고쳐 달라고 부탁하는 방식입니다.

받는 담당자 입장에서 보면 일이 완전히 달라집니다. 없는 문서를 새로 만드는 일이 아니라 이미 만들어진 문서를 확인하고 도장을 찍는 일이 됩니다. 거절할 이유가 사라지는 것입니다.

어떤 파일로 주고받을 것인가

상대가 열어서 고칠 수 있어야 초안이 초안 노릇을 합니다.

파일 형식을 고르는 기준은 하나입니다. 확인해 줄 회사가 그 파일을 열어서 고칠 수 있는가입니다. 아무리 잘 만든 초안도 상대가 못 열면 소용이 없습니다.

아래 표는 어떤 상황에 어느 형식이 맞는지를 갈라 놓은 것입니다. 오른쪽 칸은 그 형식으로 보낼 때 함께 신경 쓸 것입니다.

네 번째 줄에 표시를 해 둔 이유가 있습니다. PDF는 고칠 수 없게 굳히는 형식이라 초안을 보낼 때 쓰면 상대가 손을 댈 수 없습니다. 순서를 뒤집지 마십시오. 회사가 내용을 확인하고 날인한 다음에 굳히는 것이 PDF의 자리입니다.

다섯 번째 줄도 흔한 상황입니다. 회사에 비슷한 서식이 있다면 그것을 쓰는 편이 빠릅니다. 다만 회사 서식이 위촉 기간이나 소득 형태를 담고 있지 않을 수 있으니, 필요한 항목이 있는지만 대조해 보십시오.

직인과 서명은 어디까지 필요한가

도장이 있어야 효력이 생기는 문서는 아니지만 실무에서는 거의 요구됩니다.

초안까지 잘 만들어 놓고 마지막에서 걸리는 곳이 날인입니다. 도장이 꼭 있어야 하느냐는 질문이 자주 나옵니다. 규정을 찾아보면 이 문서에 도장을 찍으라는 조항이 없습니다. 도장이 없다고 효력이 사라지는 문서가 아닙니다.

그런데도 실무에서는 거의 예외 없이 요구됩니다. 이유는 확인 주체를 보여 주는 다른 방법이 마땅치 않기 때문입니다. 받는 창구에서 보면 이 종이가 정말 그 회사에서 나온 것인지를 가늠할 표지가 도장이나 서명뿐입니다.

대표자 서명으로 갈음하는 곳도 있습니다. 도장이든 서명이든 회사가 공식적으로 확인해 주었다는 사실이 드러나면 되는 것이므로, 그 회사가 다른 문서에 쓰는 방식을 따르면 됩니다. 인감을 등록해 증명서를 붙이는 수준까지는 요구되지 않는 것이 보통입니다.

초안을 만들 때 도장이 들어갈 자리를 비워 두는 것도 배려입니다. 담당자가 위치를 고민하지 않아도 되고, 서명으로 갈음할 경우에도 그 자리를 쓰면 됩니다.

스캔본과 사진으로 찍은 것

전자적인 형태라는 이유만으로 문서의 효력이 부인되지는 않습니다.

도장까지 찍힌 문서를 받고 나면 다음 질문이 나옵니다. 메일로 받은 파일이나 사진으로 찍은 것을 그대로 내도 되느냐입니다. 종이로 오간 것만 진짜라고 여기는 인상이 있지만, 전자적인 형태라는 사정만으로 효력을 부인하지 못한다는 것이 일반적인 원칙입니다.

다만 원칙과 창구의 요구는 다른 문제입니다. 사본을 그대로 접수하는 곳이 있는가 하면 종이 원본을 고집하는 곳도 있습니다. 원본을 요구하는 곳에 스캔본을 내면 다시 받아 오라는 답을 듣게 되고, 회사에 두 번 부탁하는 일이 생깁니다.

그래서 순서가 중요합니다. 회사에 요청하기 전에 낼 창구가 어떤 형태를 받는지 먼저 물어보십시오. 원본이 필요하다면 처음부터 우편이나 방문으로 받는 방법을 회사와 정하면 됩니다.

사진으로 찍을 때는 네 귀퉁이가 잘리지 않게, 도장 자국이 뭉개지지 않게 찍는 것이 전부입니다. 기울어진 사진 때문에 다시 요구받는 일이 의외로 많습니다.

순서대로 정리하면

파일을 고르는 일보다 순서를 지키는 일이 결과를 좌우합니다.

지금까지의 내용을 실제로 움직이는 순서로 늘어놓으면 아래와 같습니다. 어느 단계도 법이 시키는 절차가 아니고, 상대가 움직이기 쉽게 만드는 방법일 뿐입니다.

1. 먼저낼 창구에 원본이 필요한지, 어떤 항목을 보는지 물어봅니다
2. 다음신고된 소득자료로 확인되는지도 함께 확인합니다
3. 세 번째확인되지 않는 관계에 대해서만 초안을 만듭니다
4. 네 번째상대가 쓰는 프로그램에 맞춰 파일 형식을 고릅니다
5. 다섯 번째도장 자리를 비워 두고 메일로 보냅니다
6. 마지막확인과 날인이 끝난 문서를 창구가 요구하는 형태로 받습니다

두 번째 줄을 건너뛰지 마십시오. 소득자료로 확인되는 경우에는 이 모든 과정이 필요 없어집니다. 파일을 고르기 전에 확인부터 하는 것이 가장 빠른 길입니다.

마지막으로, 이 문서에 담을 내용을 어떻게 정하는지는 별도의 글에서 항목별로 다룹니다. 이 글은 그 내용을 어떤 그릇에 담아 주고받을지를 정리한 것입니다.

자주 묻는 질문