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문서관리절차가이드 biz contents
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기업 사무활동의 핵심매체 문서
문서관리의 일반 프로세스
문서의 Life Cycle
문서관리체계
 
01.문서관리 절차 및 식별방법 결정
관련서식
다운로드 문서관리기준표
다운로드 문서관리규정(표준)
다운로드 문서관리규정(대내/대외문서)
다운로드 문서관리규정(기밀/중요문서)
다운로드 문서관리실무
다운로드 중요문서 및 인장관리규정
다운로드 회사표준프로세스 등록 및 배포대장
업무분장표 바로가기
문서관리의 목적은 회사 내/외에서 업무의 결과물로 발생되는 문서/기록에 대한 분류, 편철, 보관, 이관, 보존방법 등을 체계화하여 필요시 활용될 수 있도록 하고, 유사시 증거 자료로서 즉각 활용이 되도록 하는데 있습니다.
따라서 회사 사정에 따라 문서관리 절차 및 문서 식별방법을 미리 마련해 두어야 합니다.
문서/기록의 분류는 일반적으로 개인별, 팀별, 업무분장에 준한 기준으로 업무의 특성을 고려하여 주제별, 기능별, 일건별, 프로젝트별 등으로 분류하는 것이 일반적이며 문서를 분류, 정리하기 위한 기준이 되는 체계적인 문서 기준표를 기록/보관할 수 있도록 합니다.
문서관리의 원칙
  ① 사무의 효율을 최대한 증진시킨다.
② 간단, 명료, 신속, 정확해야 한다.
③ 사무환경에 적합해야 한다.
문서관리의 기능
  조직 내의 중요한 경영활동 정책 결정의 수단
각종 경영활동의 기록 및 보존
체계화된 업무진행 및 책임소재의 명확화
회람 및 대외 전달 수단
문서관리체계를 구축할 때에는 다음의 기본 원칙을 지킬 수 있도록 합니다.
① 일관성의 원칙 : 조직이나 업무변경 외에는 확정된 문서 분류체계에 의하여 담당자가 바뀌어도 그 일관성 및 계속성이 유지되도록 해야 한다.
상호배제의 원칙 : 일정한 분류기준에 의하여 분류된 항목들간에 개념의 한계가 명확하여 중복이 없어야 하며 모호한 표현의 구분은 삼가하도록 한다.
( ex : 주주관계철(X), 2009년 주주총회(O) )
 
문서관리시 주의할 점
  최소한의 사무비용으로 최대의 문서사무능률을 가져올 수 있도록 경제성에 기본을 두어야 한다.
주어진 사무환경에 가장 적합하고 신속.정확하게 처리할 수 있는 표준적이고 통일적인 문서사무환경을 만드는 것이다.
문서를 간소화한다. 문서 처리 과정에서 가장 타당하고 간편한 것을 찾아 이에 필요한 절차나 방법을 채택해 시행함으로써 시간단축과 중복 처리과정을 없애야 한다.
문서관리는 각 분야 전문가들에 의해 관리되고 추진되어야 하고, 기업환경에도 부합되도록 하여야 한다.
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02.문서의 작성&접수&발송
관련서식
다운로드 문서작성 교육일지
다운로드 보고문서접수대장
다운로드 문서접수대장(일반)
다운로드 문서접수 및 발송대장
다운로드 문서접수증
다운로드 사내문서접수대장
다운로드 대외문서접수대장
다운로드 대외문서발송대장
다운로드 문서발송대장
다운로드 발송문서기록대장
다운로드 부서간 문서(특수우편물 등)
접/발송부
다운로드 문서(발송/수령)영수증
1. 문서의 작성
한 조직체에서 문서가 생겨날 때에는 반드시 어떤 규정된 절차를 따르는 것이 좋습니다. 즉 어떤 사람이, 어떤 정해진 용어를 써서, 어떤 문장으로, 어떤 양식을 갖춰서 작성하여 어떤 절차 를 거쳐 어느 수준의 자격을 갖춘 사람의 승인을 얻어 발효시키느냐를 정한 지침서가 있어 그에 따르도록 하여야 합니다.
문서 및 자료는 현재는 물론 먼 훗날에도 보아야 할 공공의 기록이므로 어떤 일정한 룰(rule) 에 따라 작성하도록 합니다. 용어 해석이 부서에 따라, 또는 사람에 따라 자의적으로 해석되지 않도록 미리 정하여 확실히 해 두어야 합니다.
2. 문서의 접수
대외문서는 문서주관부서에서 일괄 접수하는 것이 일반적이며, 각 부서로 직접 수신되는 문서 는 해당 부서에서 접수하도록 합니다.
대외문서를 접수한 때에는 반드시 문서접수대장에 그 내용을 기록하여 일련번호를 기재하여 보관토록 하며 시급을 요하는 중요한 문서의 경우엔 부서장으로 하여금 선람토록하며, 정기적이 거나 일상업무에 속한 것으로 경미한 사항의 문서는 직접 담당자에게 배부하여도 좋습니다.
3. 문서의 발송
모든 문서는 정상적인 절차와 계통을 통하여 발송하는 것이 원칙입니다.
발신할 문서는 결재를 득한 후 시행/기안문을 작성하여 주관 부서에 제출하여 문서통제를 받은 후 발송하는 것이 일반적이며, 문서발송대장에 그 내용을 기록하도록 합니다.
다만, 정기적으로 보고되는 업무보고, 통계, 도표 등의 보고에는 시행문을 생략하고 정해진 보고서 양식에 따라 작성하여 발신 처리하여도 좋습니다.
 
일반적인 문서의 종류
  ① 대내문서 : 사내에서 작성, 시행, 유통되는 것
② 대외문서 : 사외로부터 접수되거나 사외로 발송하는 문서
③ 기안문서 : 결재를 득하여 실행하기 위해 작성된 품의문서
④ 시행문서 : 지시, 통지, 명령 등 일정사항을 시행토록 전달하는 문서
⑤ 규정문서 : 사규로써 효력을 가지는 사항을 정하는 문서
⑥ 안내문서 : 일정한 사항을 알리기 위한 문서, 시효가 지나면 무의미한 문서
⑦ 일반문서 : 기타 사용되는 문서
각 부서에서 사용하는 문서는 양식 등록대장에 기록하여 사용할 수 있도록 합니다.
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03. 문서의검토&승인
관련서식
다운로드 주요문서 발간 승인서
다운로드 비밀(대외비)문서 발간 승인서
다운로드 비밀문서 발간 승인 신청서
다운로드 내부결재 문서대장
다운로드 결재문서 관리대장
다운로드 비밀문서 발간 통제부
작성된 문서의 성립은 문서의 결재를 득해야 성립합니다.
정당한 권한이 있는 자가 직무상 작성하고 최종 결재를 득해야 완전한 ‘문서’로서 성립된다고 볼 수 있습니다.
1. 전결 제도
사무의 내용에 따라 결재권을 위임받은 자가 그 의사를 결정하는 행위
① 요건 : (정확한 결재권자로부터), (사전에 일정한 사항을),
(위임받은 자의 결재)
② 책임 : 대외 - 위임자(사장), 대내 - 전결권자
2. 대결제도
결재권자가 부재중일 때 동등 이상의 권한을 가진 사람이 결재하는 것 대결문서 중 내용이 중요한 것은 정규결재자의 후결을 받아야 함.
① 요건 : (결재권자의 유효), (상당기간 부재 시), 직권대리 결재
② 책임 : 대결자
3. 후결 제도
긴급을 요하는 문서로서 정규의 결재자가 부재중이거나 사무형편에 의하여 결재불능 시 그 내 용이 중요하여 대결하기 곤란하다고 판단하였을 경우 우선 ‘후결’이라 표시하고 우선 시행한 후 사후 결재
① 요건 : (긴급히 시행할 문서), (결재권자의 결재 불가능),
(사후 정규결재권자의 결재)
② 효력 : 후결문서는 대결문서와 동일한 효력을 가짐.
4. 후열 제도
 중간결재권자의 장기부재 시 대결하여 선 조치하고 후에 열람/보고하는 것.
① 요건 : (대결문서 중 중요사항), (전결문서 중 이례적인 사항), (정규결재권자에게 사후열람)
 
문서는 결재를 득(得)한 후 비로소 문서가 성립되며 상대방에게 도달된 즉시
효력이 발생합니다.
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04.문서의등록&배포
관련서식
다운로드 문서목록표
다운로드 문서등록대장(가로)
다운로드 문서등록대장(세로)
다운로드 문서양식 등록부
다운로드 문서배포대장
다운로드 문서분류 색인표
다운로드 문서분류기호 및 보존년한표
다운로드 문서분류표
다운로드 부서기호 및 문서분류표
다운로드 표준양식 등록 및 배포대장
문서주관부서는 승인된 문서를 문서분류 기준에 따라 식별한 후 문서목록에 등록하도록 합니다. 또한 처리가 완료된 문서는 해당 부서에 배부하며, 만약 2개 이상의 부서에 관계되는 때에는 가장 관계 깊은 부서에 그 원본을 송부하고 기타 관련 부서에는 사본을 배부하거나 회람케 하는 것이 일반적입니다.
 
문서분류코드 체계
  일반적으로 문서의 분류는
첫째, 전사공통 및 해당 부서에 따라 대분류를 적용하고,
둘째, 해당문서의 업무 성격에 따라 중분류를 구분하며
셋째, 중분류코드가 적용된 각각의 중분류 아래 중분류를 세분하여 세부 업무내용 일련번호를 아라 비아 숫자로 부여합니다. 동일 문서가 여러 파일 발생 시에는 같은 분류코드를 부여하되 부번을 부여하도록 합니다.
   
대분류 중분류 소분류
총무 A 문서 A 문서규정 01
분류기준 02
인사 B 채용 B 신입 01
경력 02
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05.문서Filing
관련서식
다운로드 보존문서철 표시
다운로드 보관 문서철(표지)
다운로드 보관문서철 이관목록표
다운로드 보존문서철 기록대장
다운로드 보관 및 보존문서철 INDEX
다운로드 색인표(보관, 보존문서철)
다운로드 문서보관철 목록표
다운로드 문서보관 책임자
다운로드 이관문서 목록표
다운로드 문서보존표
다운로드 보존문서대장
관련 부서에서는 문서가 접수되면 즉시 배부된 문서를 활용할 수 있어야 하며, 문서는 해당 문서보관철에 파일링(Filing)하도록 합니다.
보관철은 문서 분류 기준 및 보관 기준에 따라 설정하여야 하고 동일 분류번호에 속하는 문서의 양이 1개의 보관철에 보관하기에 과다한 경우에는 이를 다시 월별, 산업별 등으로 구분하여 별개의 보관철에 보관하여도 좋습니다.
각 문서철에는 문서보관 목록표를 기록/유지하도록 합니다.
 
문서의 관리
  ① 보관 : 진행 또는 완결된 문서의 관리를 위해 각 부서에서 보존에 들어가기 전까지 해당부서의 파일박스나 캐비닛 등을 이용하여 관리하는 것
② 보존 : 보관이 끝난 문서를 일정기간까지 보존, 관리, 유지하는 것이며 보존년한은 문서가 이관된 후부터 보존되는 기간 보관기간이 종료된 문서를 문서주관부서에 인계하는 것
③ 이관 : 보관기간이 종료된 문서를 보존하기 위해 문서주관부서에 인계하는 것
④ 폐기 : 보존기간이 만료되어 사용할 수 없거나 증빙력의 소멸, 불필요한 문서를 소각/폐기하는 것
위로
 
06.효력상실 문서 처리
각 부서의 문서관리 책임자 및 보존 부서의 책임자는 수시 또는 정기적으로 계속 보관할 필요가 없는 문서 또는 보존기간이 끝난 문서를 조사하여 필요한 조치를 취할 수 있어야 합니다.
중요한 기밀 문서 등의 폐기 시는 관련 부서장의 승인을 얻어 폐기하되 문서상에 기록을 남기도록 합니다.
보존기간이 끝난 문서가 계속 참고하여야 할 문서 또는 자료가치가 있을 경우 그 폐기를 유보합니다.
 
회사기밀, 기술자료 등의 중요 문서의 경우 소각 등 폐기 처리에 각별히 주의하도록 합니다.
관련서식
다운로드 폐기문서관리대장
다운로드 문서폐기대장
다운로드 폐기문서 목록표
다운로드 문서폐기관리대장
다운로드 보관문서 폐기대장
다운로드 문서목록 분류 폐기표
다운로드 폐기문서 일람표
다운로드 폐기문서 이관부
다운로드 보존폐기 문서대장
다운로드 도면폐기대장
위로
 
07.문서및제도점검
문서관리체계가 지속적으로 유지하고 준수될 수 있도록 담당자는 수시 또는 정기적으로 점검을 할 수 있어야 합니다.
정기적인 정리정돈을 통해 쾌적하고 깨끗한 사무환경을 유지하고, 경영환경변화를 조기 파악하여 최적의 문서관리체계를 유도할 수 있도록 합니다.
 
점검 요약
  경영활동에 필요한 문서를 안전하고 검색과 활용에 용이하게 보관하고 있는가?
참고자료는 검색과 활용에 용이하도록 관리하고 있는가?
문서는 안전하게 보관/관리되고 있는가?
회사의 유형/무형자산을 외부에 유출되지 않도록 관리하고 있는가?
전 사원의 개인서랍, 사무실 주변은 깨끗하게 정리정돈이 되어있는가?
‘문서의 효율적인 관리’는 간접경비를 절감하고 기업 이윤을 증대시키므로 기업의 발전에 중요한 요건입니다.
관련서식
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다운로드 문서 건명 목록표
다운로드 문서 리스트(부서체크)
다운로드 문서관리대장
다운로드 비문관리대장(문서 및 파일)
다운로드 관리대상 문서 목록표
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다운로드 문서대출관리대장
 
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