01. 공문의 3단 구조가 존재하는 이유

공문은 이메일이나 메모와 다릅니다. 기관·회사의 공식 의사를 표현하는 문서로, 수신자에게 도달하는 순간 법적 효력이 발생합니다. 이 효력을 보장하기 위해 공문은 반드시 정해진 구조를 갖춰야 합니다.

공문은 두문, 본문, 결문으로 나누어 작성합니다. 각 구역의 역할은 명확합니다. 두문은 "누가 누구에게 보내는 문서인가"를 알려주는 신원 구역입니다. 본문은 "무엇을 요청하거나 알리는가"를 담는 핵심 구역입니다. 결문은 "이 문서를 어디서 보냈고 문의는 누구에게 해야 하는가"를 알려주는 마무리 구역입니다.

이 세 구역 중 하나라도 항목이 빠지면 형식 오류가 발생하고, 상대방이 처리를 거부하거나 효력이 약해질 수 있습니다. 항목별로 정확히 이해하고 채우는 것이 공문 작성의 핵심입니다.

02. [두문] 발신기관과 수신자를 명확히 하는 구역

두문에는 발신기관명, 문서번호, 시행일자, 수신란(경유, 수신, 참조)이 포함됩니다.

발신기관명입니다. 공문을 발송하는 기관명 또는 회사명을 가장 첫 줄에 기재합니다. 로고를 함께 사용해도 됩니다. 행정기관은 기관명을 정식 명칭으로, 민간 기업은 회사명을 기재합니다.

문서번호입니다. 문서를 등록·발송할 때 부여하는 번호입니다. 일반적으로 "부서명-연도-일련번호" 형식으로 표기합니다. 전자결재 시스템이 있으면 자동 부여됩니다. 문서번호는 공문 발송 대장과 반드시 일치해야 합니다.

시행일자입니다. 문서가 효력을 발생하는 날짜입니다. 날짜는 숫자로 표기하되, 연월일을 생략하고 온점(.)으로 표시합니다.

경유란입니다. 공문이 최종 수신처에 도달하기 전 중간에 거쳐야 하는 기관이 있을 때 기재합니다. 대부분의 경우 해당 없으므로 공란으로 처리합니다. 경유가 있으면 "(경유)"라고 표시한 뒤 경유 기관명을 기재합니다.

수신란입니다. 공문을 최종적으로 받는 기관장 또는 부서장 명의를 기재합니다. 수신자는 항상 공문을 받을 곳의 해당 기관장을 씁니다. 기관장 명의로 오지 않은 문서는 공적인 효력이 없습니다. 수신처가 둘 이상인 경우 수신란에 "수신처 참조"라고 쓰고, 결문 발신명의 아래에 수신처 목록을 기재합니다.

참조란입니다. 참조는 실제로 문서를 받아 처리하는 곳으로, 공문을 전해 받을 곳의 실제 담당자나 담당 부서장으로 작성합니다. 수신란이 기관장 명의라면, 참조란은 실무 처리 담당자입니다. 참조란이 있어야 수신기관에서 누구에게 배분해야 할지 즉시 알 수 있습니다.

03. [본문] 공문의 핵심 내용을 담는 구역

본문에는 제목과 내용, 첨부 붙임 등을 작성합니다.

제목입니다. 공문의 목적을 한 문장으로 표현합니다. 공문의 제목은 최대한 간결하고 명확하게 전달해야 하기 때문에, 요청, 안내, 공지, 통보, 의뢰와 같이 되도록이면 명사형으로 끝마무리를 하는 것이 좋습니다. 20자 이내를 기준으로 하면 가독성이 좋아집니다. 제목을 보면 어떤 행동을 해야 하는지 즉시 알 수 있어야 합니다.

본문 내용 구성 순서입니다. 본문의 내용은 수신기관의 발전 기원, 발신회사 소개, 문서 발신 사유 순으로 기재합니다. 수신기관의 발전 기원은 보통 귀사의 무궁한 발전을 기원합니다로 시작하는 것이 적당합니다. 이후 요청 배경과 세부 요청 사항을 항목으로 나눠 기재하고, 기한과 회신 방법으로 마무리합니다.

항목 번호 체계입니다. 공문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 상위 항목부터 하위 항목까지 1., 가., 1), 가), (1), (가), ①, ㉮의 형태로 표시합니다. 첫째 항목기호는 띄어쓰기 없이 바로 시작하고, 둘째 항목부터는 상위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작합니다. 항목기호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄웁니다.

세부 내용이 많은 경우입니다. 항목 번호가 셋째 항목 이상으로 내려가면 본문이 복잡해집니다. 이 경우 세부 내용은 붙임 파일로 분리하고 본문은 1페이지 이내로 유지하는 것이 원칙입니다. 주요 내용은 표로 정리해서 제시하면 쉽게 이해할 수 있습니다.

"끝." 표시입니다. 본문의 마지막 글자에서 2타 띄우고 "끝" 표시합니다. 본문 또는 붙임 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝났을 때는 그 다음 줄의 왼쪽 한계선에서 "끝" 표시합니다. "끝." 표시는 본문이 완결됐다는 신호입니다. 빠뜨리면 형식 오류입니다.

붙임 표시입니다. 문서에 서식·참고서류 등이 첨부되는 때에는 본문이 끝난 줄 다음에 붙임을 표시하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 두 가지 이상인 때에는 항목을 구분합니다. 공문서 본문이 끝난 다음 표시하는 붙임 다음에는 쌍점(:)을 붙이지 않습니다. 붙임 파일명은 내용을 알 수 있도록 구체적으로 씁니다.

04. [결문] 발신자 정보와 담당자를 밝히는 구역

결문에는 발신명의, 기안자, 협조자, 결재권자 직위나 직급 및 서명, 수신처란이 포함됩니다.

발신명의입니다. 결문에는 공문을 보내는 기관의 기관장을 적으면 됩니다. 발신명의를 입력한 후에는 문서에 기관장의 장 글자 부분에 날인을 해서 문서가 공적인 효력을 가질 수 있도록 합니다. 사내공문은 부서장, 사외공문은 대표이사(기관장) 명의가 원칙입니다. 전결 처리 시에는 "전결" 표기를 반드시 합니다.

결재란입니다. 기안자, 협조자, 결재권자의 직위, 직급, 서명이 들어갑니다. 전자결재 시스템에서는 자동으로 구성됩니다. 결재자와 문서 명의자가 다른 경우 전결/대결 표기를 해야 합니다.

담당자 정보입니다. 수신기관에서 문의할 수 있도록 담당자 이름, 직위, 직통 전화번호, 이메일 주소를 기재합니다. 이 정보가 없으면 수신기관이 회신하거나 문의할 창구가 없어집니다.

기관 정보입니다. 우편번호를 포함한 상세 주소, 대표 전화번호, 팩스번호, 홈페이지 주소가 들어갑니다. 민간 기업 사외공문에서는 회사 정식 주소와 대표 전화번호를 기재합니다.

수신처란입니다. 수신처가 복수인 경우 발신명의 아래에 "수신처: ○○기관장, ○○대표이사 …" 형태로 목록을 기재합니다.

05. 공문서 작성 일반 원칙

한글 사용 원칙입니다. 공문서는 국어기본법에 따라 한글로 작성하고 쉽고 명료하게 표현해야 합니다. 또한 뜻이 정확히 전달될 수 있도록 필요에 따라 한자나 외국어를 쓸 수 있습니다. 전문 용어, 어려운 한자어, 은어, 비속어는 사용하지 않습니다.

숫자 표기 원칙입니다. 숫자의 경우 특별한 사유가 없는 한 아라비아 숫자로 작성하고, 날짜 또한 숫자로 하되 연월일을 생략 후 온점(.)으로 표시합니다. 시간은 24시각제에 따라 쌍점(:)으로 표시합니다.

법령명 표기 원칙입니다. 문서에서 법령 이름을 인용할 때는 낫표(「 」)를 쓰는 것이 원칙이고 작은따옴표를 쓰는 것도 허용됩니다. 예를 들어 「근로기준법」, 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」으로 기재할 수 있습니다.

본문 시작 위치입니다. 행정기관은 기안문서를 왼쪽 처음부터 띄어쓰기 없이 바로 시작합니다. 이전에는 제목의 첫 글자와 같은 위치에서 시작했으나, 이 방식으로 개선됐습니다.

06. 두문 본문 결문 항목 한눈에 비교

구역 / 주요 항목 / 핵심 역할

두문/발신기관명·문서번호·시행일자·경유·수신·참조 / 누가 누구에게 보내는 공문인지 명시

본문/ 제목·내용(인사말→배경→요청사항→기한)·끝.·붙임 / 무엇을 요청·안내하는지 기술

결문/ 발신명의·결재란·담당자(이름·연락처)·기관 주소 / 발신 기관 정보와 문의 창구 제공

07. 발송 전 항목별 최종 체크리스트

두문 체크입니다.

1) 발신기관명이 정식 명칭으로 기재되어 있는가

2) 문서번호가 발송 대장과 일치하는가

3) 시행일자가 연월일 온점 형식으로 기재되어 있는가

4) 수신란에 담당자 개인명이 아닌 기관장 혹은 부서장 명의가 기재되어 있는가

5) 참조란에 실제 처리 담당자가 기재되어 있는가

본문 체크입니다.

6) 제목이 명사형으로 끝나고 20자 이내인가

7) 세부 요청 사항이 1., 가., 1) 순서로 항목화되어 있는가

8) 기한(날짜·시간)과 회신 방법이 명시되어 있는가

9) 본문 마지막이 "끝." 표시로 마무리되어 있는가

10) 붙임 파일명이 내용을 알 수 있게 구체적으로 기재되어 있는가

결문 체크입니다.

11) 발신명의가 사내(부서장)·사외(대표이사) 기준에 맞게 기재되어 있는가

12) 직인(또는 전자관인)이 날인되어 있는가

13) 담당자 이름·직위·전화번호·이메일이 기재되어 있는가

14) 전결 처리인 경우 "전결" 표기가 되어 있는가

08. 자주 묻는 질문

Q. 두문의 경유란은 언제 사용하나요?

공문이 최종 수신처에 직접 가지 않고 중간 기관을 거쳐야 할 때 사용합니다. 예를 들어 교육부 산하 기관에 보내는 공문이 교육청을 경유해야 하는 경우입니다. 대부분의 일반 공문은 경유가 없으므로 공란으로 처리합니다.

Q. 본문 내용이 길면 어떻게 하나요?

본문은 1페이지 이내를 원칙으로 합니다. 세부 내용이 많으면 붙임 파일로 분리하고, 본문에는 핵심 요청 사항과 붙임 참조 안내만 남겨두세요. "자세한 내용은 붙임을 참조하여 주시기 바랍니다"처럼 연결하면 됩니다.

Q. 붙임 파일이 하나일 때와 여러 개일 때 형식이 다른가요?

붙임 문서가 한 가지일 경우 순번을 부여하지 않고, 두 개 이상일 경우에는 순번을 부여합니다. 하나: "붙임 2026년 행사 기획안 1부." / 여러 개: "붙임 1. 행사 기획안 1부. 2. 예산 계획서 1부."

Q. 결재권자와 발신명의가 다를 때는 어떻게 하나요?

전결 또는 대결 표기를 해야 합니다. 대표이사 명의로 나가는 공문을 팀장이 전결로 처리한 경우, 결재란의 최종 결재자 칸에 "전결"이라고 표기합니다. 전결 표기 없이 기관장 명의로 발송하면 행정 오류입니다.

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