PT의 성공을 위한 방법은 여러가지가 있을 수 있겠지만 간단하게 5가지로 정리해 보겠습니다.
1. 제한된 시간을 효과적으로 활용하는 기술을 익혀라.
청중들은 집중해서 들을 수 있는 시간은 제한되어 있습니다. 배당 시간을 먼저 고려해야 하지만 평균적으로 20분을 넘어서면 청중들은 슬슬 집중력이 떨어지기 시작합니다.이 시점에서 흥미를 끌 만한 실례를 들거나 질문을 하여 집중력을 끌어 올려야 합니다.
최근 프리젠테이션에 활용되는 다양한 시청각 기자재를 사용하는 것도 좋은 방법입니다. 또한 제한된 시간을 초과하거나 정해진 시간보다 늦게 시작해선 안됩니다. 왜냐하면 시간을 지키는 것도 신뢰감을 형성하는 중요한 요소가 되기 때문입니다.
2. 일관된 흐름을 갖고 요점을 간결, 명확하게 전달하라.
아무리 달변이라 해도 요점이 명확하지 않고, 장황하게 늘어놓기만 한다면 상대를 설득하기 어렵습니다. 먼저 프리젠테이션의 목표를 명확히 설정하고, 전달하고자 하는 핵심적인 사항을 일관된 논리 하에 간결하고, 명확하게 전달하여야 합니다. 장시간 프리젠테이션을 들었을 때 청중이 기억하는 내용이 얼마나 있을까요? 반드시 기억해야 하는 가장 중요한 내용을 도입부와 종결부에 반복하여 인지시켜야 합니다. 일관된 흐름을 갖고 요점을 명확하게 전달하는 것이 중요합니다.
3. 다양한 시청각 기자재를 활용하여 프리젠테이션 효과를 극대화하라.
프리젠테이션의 방법론적인 측면에서 어떤 방법이 가장 최선이라는 모법 답안은 없습니다.
그러나 프리젠테이션의 성격과 프리젠터의 성향에 따라 적절한 시청각 기자재를 사용하는 것은 확실히 효과적입니다. 청중들은 프리젠터를 볼 때 시각적인 면에 가장 큰 영향을 받기 때문입니다.
이는 프리젠터의 개인적인 스타일에도 관계된 것이지만 그보다 듣는 것만으로는 집중하는 데 한계가 있기 때문에 오감을 자극하는 다양한 비주얼 자료를 사용하는 것도 결국은 보다 효과적으로 청중을 설득하기 위한 방법이 됩니다. 프리젠테이션에 주로 사용되는 시청각 기자재들은 오버헤드 프로젝터, 슬라이드 프로젝터, 빔 프로젝터, VCR, 영사기 등 다양합니다. 각 기자재마다 장단점이 있으므로 무엇보다 프리젠터 입장에서 사용하기 편하고, 가장 적절한 장비를 선택하는 게 좋습니다. 시청각 장비가 프리젠테이션 효과를 높일 수는 있지만 프리젠터가 그 장비로 인해 부담을 느껴 진행이 매끄럽지 못하다면 오히려 장비를 최소화하는 것이 더 좋습니다.
4. 철저한 준비를 통해 자신감을 가져라.
준비과정은 대부분 공동 작업이지만 프리젠테이션은 결국 프리젠터 혼자의 몫입니다. 따라서 프리젠터의 역할이 무엇보다 중요하고 그만큼 부담감도 큽니다. 유능한 프리젠터라면 전달하고자 하는 내용을 명확하게 이해하고 내용에 대한 확신을 가져야 하며 철저하게 준비해야 합니다.
또한 돌발 상황에 대처할 수 있는 임기응변 능력도 갖춰야 합니다. 적절한 시선 안배, 표정 연기와 음성, 세련된 손놀림과 유머감각 그리고 위기상황 대처능력을 갖춰야 합니다. 리허설을 통해 연습하는 것도 하나의 방법이 될 수 있습니다.
5. 설득해야 할 대상에 대하여 철저히 연구하라.
프리젠테이션은 구체적인 대상이 정해져 있으며 프로젝트 수주와 연결되는 경우, 특정 클라이언트를 설득해야 하는 작업입니다.
따라서 사전에 대상에 대한 정보를 가능한 한 많이 수집합니다. 그리고 아주 작은 성향까지도 파악해서 결정권을 갖고 있는 대상에 맞는 프리젠테이션 스타일을 개발하는 것이 좋습니다. 만약 결정권자가 이 분야에 정통한 전문가라면 철저한 지식으로 무장을 해야 함은 물론 그가 생각하지 못한 뛰어난 무기를 갖고 있어야 합니다. 만약 클라이언트의 스타일이 개성을 중시하는 자유로운 스타일이라면 두껍기만한 기획서와 구태의연한 진행방식은 버리고, 수집한 정보의 정확성을 재검토하세요.
잘못 파악했다가는 오히려 낭패를 보기 쉽습니다.
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